Une clinique référente, un propriétaire inquiet et une demande de contrôle attendent des réponses différentes. Votre réceptionniste rassemble les documents de transfert, vérifie les autorisations et transmet les demandes à l’équipe concernée, sans annoncer une admission ni une priorité clinique.
59 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Un vétérinaire de première ligne appelle pour annoncer un transfert. Elle prend le nom de la clinique, le praticien référent, l’animal, le propriétaire, le motif tel que le référent le décrit, et la liste des pièces à envoyer. Le dossier est prêt quand la voiture arrive.
Un propriétaire veut savoir comment sa nuit s’est passée. Elle vérifie qu’elle parle à la personne autorisée au dossier, transmet seulement les informations administratives que votre équipe a validées, et met la question clinique dans la file de l’équipe soignante.
Après une hospitalisation, il reste une facture, des documents de sortie et un contrôle à planifier. Elle organise ce qui est approuvé, et renvoie au référent la boucle de suivi avec les questions restées ouvertes.
Une référence en spécialité n’est pas une arrivée sans rendez-vous. Elle coordonne le créneau avec le service concerné, rassemble les documents demandés avant la visite et confirme au référent que la date est posée.
La personne de garde accuse réception en quatre minutes ; la clinique référente reçoit la confirmation par message. À l’arrivée de la propriétaire, le dossier porte le nom du référent, le motif dans ses mots, et la liste des pièces reçues. L’accueil n’a pas quitté les familles devant lui.
Jeudi, 19 h 20. Une clinique de quartier vient de fermer et appelle l’hôpital pour annoncer un transfert. À l’accueil de l’hôpital, deux familles attendent déjà.
RéceptionnisteHôpital vétérinaire Landry, bonjour. Vous appelez d’une clinique référente ? Je prends le nom de la clinique et un numéro pour vous rappeler.
Clinique référenteClinique vétérinaire du Boisé, docteure Nadine Carrier, 450 555-0143. On transfère une chienne, Noisette, bouvier bernois de six ans.
RéceptionnisteLe motif, dans vos mots, pour que je le transmette tel quel ? Et qui est la propriétaire, avec son numéro ?
Clinique référenteJe vous envoie mes notes et les radiographies. La propriétaire est madame Bergeron, elle part maintenant, elle sera là dans quarante minutes.
RéceptionnisteParfait. Je joins la personne de garde tout de suite et je vous confirme par message dès qu’elle a accusé réception. Les pièces annoncées sont notées : notes de consultation et radiographies. Je ne peux pas vous confirmer une admission — c’est l’équipe qui décide à l’arrivée.
Ce qu’elle prend en charge entre une clinique référente qui annonce un transfert et un propriétaire qui demande des nouvelles, puis la ligne qu’elle ne franchit pas. Chaque ligne est un appel que votre accueil reçoit.
Elle identifie le lieu, le contact et le besoin de l’appelant avant d’acheminer quoi que ce soit.
L’identification précède le routage : personne n’est dirigé au hasard vers la garde.
Une clinique référente qui annonce un transfert lui fait noter l’animal, le propriétaire et le motif dans les mots du référent.
Le motif rapporté tel quel évite une reformulation qui ressemblerait à une évaluation clinique.
Elle liste les pièces que le référent annonce envoyer, pour que le dossier soit prêt à l’arrivée de la voiture.
Notes de consultation et radiographies annoncées restent distinguées de celles réellement reçues.
Elle rapporte le motif exactement dans les mots du référent, sans reformuler une gravité qu’elle n’évalue pas.
La priorité, le triage et l’admission restent une décision de votre équipe qualifiée.
Elle joint la personne de garde que votre liste désigne et attend l’accusé de prise en charge avant de fermer la boucle.
Sans accusé, la demande reste ouverte : c’est la différence entre transmettre et espérer avoir transmis.
Une garde qui ne répond pas déclenche votre circuit de repli, et l’échec reste journalisé avec l’heure.
Votre responsable est alerté pendant que la demande demeure marquée non résolue.
Elle coordonne le créneau de la consultation spécialisée avec le service concerné et rassemble les documents demandés avant la visite.
Une référence en spécialité n’est pas traitée comme une arrivée sans rendez-vous.
Un appel de nouvelles sur un animal hospitalisé passe d’abord par la vérification de la personne autorisée au dossier.
Seules les informations administratives que votre équipe a validées sont transmises.
Après une sortie, elle organise les documents et le rendez-vous de contrôle que votre équipe a approuvés.
La boucle de suivi et les questions restées ouvertes retournent au référent.
Avec Références & garde, la file de transferts devient structurée : pièces collectées avant l’arrivée, responsable joint, prise en charge confirmée.
L’envoi et l’acceptation restent deux gestes distincts, la distinction qui évite les cas perdus entre deux équipes. Références & garde
Avec Multi-sites & entités, un réseau à plusieurs établissements route selon le lieu du propriétaire et sépare les droits par entité.
Le volume se consolide dans un seul tableau de bord sans mélanger les sites. Multi-sites & entités
Elle rattache les courriels de la clinique référente au dossier, sans que la réception des pièces ne vaille admission.
L’acceptation clinique garde son propre circuit et ses propres droits.
Avec ezyVet, l’admission, le référent et le statut restent des objets à lire une fois l’accès et les droits d’écriture obtenus.
La lecture d’un statut en temps réel n’est pas démontrée à ce jour. ezyVet
Avec Provet, la couverture de suivi demande encore un essai authentifié avant toute promesse de lecture en temps réel.
L’autorisation par application approuvée est en place, mais le bac à sable reste à demander. Provet
Elle vous répond à partir des appels et des dossiers de votre hôpital auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuelle clinique a appelé pour cette demande de référence ?
Elle retrouve le référent et ses coordonnées. L’acceptation clinique et la coordination approfondie gardent leur circuit et leurs droits.
Quelles références attendent encore leur accusé de prise en charge ?
OptionAvec Références & garde : la file structurée et le statut de chaque transfert. Sans l’option, elle rapporte l’appel sans suivre son état.
Quels appels de nouvelles ont eu lieu cette semaine, et pour quel animal ?
Elle retrouve les demandes administratives transmises et la personne vérifiée. Elle ne relit aucune information clinique.
Quelles demandes viennent d’un site différent du mien ?
OptionAvec Multi-sites & entités : le routage par lieu et les droits séparés par entité. Sans l’option, tous les appels restent sur un seul site.
Qui est joint, dans quel ordre, avec quel délai avant de passer au suivant ; le circuit de repli quand la première personne ne répond pas ; ce que l’accueil a le droit de dire à un propriétaire et ce qui attend l’équipe soignante ; les services de spécialité et leurs pièces exigées.
Elle identifie le lieu, le contact et le besoin, applique votre règle d’acheminement, et joint la personne de garde. Elle ne classe pas un appel par gravité : elle rapporte le motif tel qu’il est décrit et laisse la priorité à votre équipe.
Une prise en charge confirmée ferme la boucle et le référent en est informé. Une garde qui ne répond pas déclenche votre circuit de repli, l’échec est journalisé, et la demande reste marquée non résolue jusqu’au contact réel d’une personne.
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, rattache l’appel au bon animal et au bon référent, et joint le circuit de garde que vous avez désigné. Sans frais de mise en service, et vous gardez vos numéros, y compris une ligne distincte de la ligne générale.
Elle ne promet pas une prise en charge ni une place, et n’annonce pas votre capacité du moment.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelle clinique a appelé pour cette demande de référence ?
Elle retrouve le référent et ses coordonnées. L’acceptation clinique et la coordination approfondie gardent leur circuit et leurs droits.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Rattacher les messages de la clinique référente au dossier; la réception des pièces ne confirme pas l’admission.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Admission, référent, statut et tâches sont des objets documentés. L’accès au compte et les droits d’écriture restent à obtenir et à éprouver ; la lecture d’un statut en temps réel n’est pas démontrée.
Autorisation par application approuvée et bac à sable à demander. La couverture d’admission et de suivi demande une qualification ; aucun essai authentifié n’a été fait.
Un hôpital vétérinaire d’urgence et de référence absorbe ce que les cliniques de quartier redirigent hors de leurs heures. Beaucoup d’entre elles renvoient leur boîte vocale vers un centre régional le soir et la fin de semaine ; plusieurs hôpitaux publient d’ailleurs une ligne distincte de leur ligne générale. Résultat : votre comptoir reçoit au même moment les gens qui se présentent, les cliniques référentes, et les propriétaires qui rappellent pour avoir des nouvelles d’un animal hospitalisé.
Les deux flux se nuisent. L’appel de nouvelles est légitime et il occupe la même personne que l’arrivée à la porte. La référence incomplète coûte plus cher encore : le dossier n’est pas transmis, le référent n’est pas joignable, et la coordination recommence à l’arrivée.
Votre réceptionniste absorbe ce deuxième flux. Elle identifie le lieu, le contact et le besoin selon votre protocole, achemine vers la personne de garde que votre liste désigne, et attend l’accusé de prise en charge. Elle ne décide d’aucune priorité clinique, ne promet aucune admission et n’invente aucun temps d’attente : la priorité, le triage et l’admission restent le travail de votre équipe qualifiée.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
VétérinaireLa fiche montre ce qui manque : pièces annoncées contre pièces reçues, référent joignable ou non. Votre équipe voit le trou avant l’arrivée de l’animal plutôt qu’au comptoir.
Par l’accusé de prise en charge, qui est consigné avec l’heure. Sans accusé, la demande reste ouverte. C’est la différence entre transmettre et espérer avoir transmis.
Votre circuit de repli s’applique — la personne suivante sur votre liste, ou l’établissement que vous avez désigné. L’échec est journalisé avec l’heure, la demande n’est pas marquée résolue, et votre responsable est alerté.
Elle vérifie d’abord qu’elle parle à la personne autorisée au dossier. Elle transmet ensuite ce que votre équipe a approuvé comme information administrative — visite possible, facturation, heure de rappel prévue — et met la question clinique dans la file de l’équipe soignante.
Non. Elle achemine selon votre protocole écrit et rapporte le motif tel que la personne le décrit. La priorité, le triage et l’admission sont attribués par votre équipe qualifiée, et la fiche enregistre cette décision au lieu d’en produire une.
Oui, avec l’option Multi-sites & entités : l’appel est routé selon le lieu du propriétaire, chaque site garde ses informations locales et ses droits d’administration, et le volume se consolide dans un seul tableau de bord.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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