Votre estimateur reçoit le véhicule, les dommages rapportés, sa localisation et les coordonnées du dossier d’assurance. Votre réceptionniste prépare le rendez-vous d’évaluation et recueille le besoin de véhicule de remplacement, sans annoncer de couverture ni de coût de réparation.
55 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Le dossier arrive à l’estimateur avec le véhicule, l’incident, l’endroit du dommage, l’état de marche, l’assureur et le numéro de dossier. La visite est posée, et personne n’a promis une couverture ni une date de reprise.
Lundi, 11 h. Une automobiliste appelle après un accrochage arrière dans un stationnement. Son véhicule roule encore. Elle a ouvert un dossier chez son assureur la veille.
RéceptionnisteCarrosserie Saint-Denis, bonjour. Je prends votre nom et un numéro de rappel, puis on regarde votre dossier.
ClienteSophie Bergeron, 514 555-0117. Je me suis fait accrocher à l’arrière, le pare-chocs est enfoncé.
RéceptionnisteLe véhicule roule-t-il encore en toute sécurité, et est-ce que les feux arrière fonctionnent ? Avez-vous un numéro de dossier chez votre assureur ?
ClienteIl roule, les feux marchent. Le dossier, c’est 8842-77. Est-ce que ce sera couvert ?
RéceptionnisteÇa, c’est votre assureur qui le décide, pas moi. Ce que je peux faire, c’est vous fixer l’estimation jeudi à 10 h. Pouvez-vous me confirmer l’endroit exact du dommage, et est-ce que le véhicule roule encore normalement ? Je note tout ça avec votre numéro de dossier pour l’estimateur, qui chiffre sur place — vous recevez l’évaluation écrite avant que quoi que ce soit commence.
Pas d’assureur au dossier : la personne qui appelle est aussi celle qui approuve. Elle recueille le véhicule, les dommages et l’urgence, et fixe l’estimation. Le chiffrage vient de l’estimateur, et l’accord se donne sur un devis écrit.
Numéro de dossier, assureur, expert assigné, véhicule de remplacement. Elle recueille ces éléments et les attache au dossier, pour que votre estimateur n’ait pas à les redemander et que les échanges avec l’assureur partent d’une base complète.
Le véhicule est immobilisé sur les lieux ou dans une cour de remorquage. Elle capte la localisation exacte, l’état du véhicule et qui l’a en ce moment, marque la demande urgente et vous alerte — l’ordre sécurité d’abord, position ensuite, vient du préréglage Remorquage.
Le pare-chocs est déposé et l’atelier trouve autre chose. Elle prévient l’automobiliste que la date annoncée et le montant sont suspendus le temps qu’un supplément soit chiffré et autorisé, et elle ne propose pas de nouvelle date tant que l’accord n’est pas donné.
Les gestes qu’elle pose sur les appels d’automobiliste, d’assureur et de remorqueur, de l’ouverture du dossier jusqu’à l’estimation posée, puis ce qui reste à l’estimateur. Chaque ligne est un appel que votre ligne reçoit.
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis le véhicule et une description de l’incident déclaré.
La personne qui appelle est souvent secouée ; l’identification vient avant tout le reste, pour que rien ne se perde si elle raccroche.
Elle demande si le véhicule roule encore en toute sécurité et si les feux fonctionnent, avant de qualifier le reste de la demande.
La mobilité du véhicule décide de la suite : un dossier sur roues n’a pas le même chemin qu’un véhicule immobilisé.
Elle capte l’assureur, l’expert assigné et le numéro de dossier quand il y en a un, pour que l’estimateur n’ait pas à les redemander.
Un dossier d’assurance complet dès le premier appel évite un deuxième appel juste pour retrouver ce qui aurait pu être noté tout de suite.
Elle vérifie si un dossier existe déjà pour ce véhicule avant d’en ouvrir un deuxième pour le même incident.
Un automobiliste qui rappelle pour préciser un détail ajoute à son dossier plutôt que d’en démarrer un nouveau.
Elle capte la localisation exacte et l’état du véhicule pour un accrochage qui l’a immobilisé sur les lieux ou en cour de remorquage, marque la demande urgente et vous alerte.
L’ordre sécurité d’abord, position ensuite, vient du préréglage employé pour les véhicules non roulants.
Elle reconnaît un appel d’assureur ou de remorqueur à son vocabulaire — numéro de dossier, expert, véhicule à livrer — et capte la référence, la position et le délai demandé avant de vous alerter.
Un appel de partenaire suit une route différente de celle d’un automobiliste ; le vocabulaire employé le révèle dès les premiers mots.
Elle prévient l’automobiliste que la date annoncée et le montant sont suspendus quand un dommage caché apparaît au démontage, sans proposer de nouvelle date tant que l’accord n’est pas donné.
La règle de reprise du profil du secteur s’applique dès qu’un supplément survient, avant même qu’un chiffre soit avancé.
Elle pose la visite d’estimation dans le temps que votre atelier lui accorde, avec les photos que l’estimateur veut avoir sous les yeux.
Le rendez-vous se réserve dans une ressource réelle ; le chiffrage lui-même reste celui de l’estimateur, véhicule devant lui.
Elle recueille le besoin d’un véhicule de remplacement dès le premier appel et l’attache au dossier.
C’est souvent la première inquiétude de l’automobiliste ; la réservation elle-même dépend ensuite de votre entente avec le loueur et de ce que l’assureur autorise.
Elle répond sur l’avancement connu d’un dossier déjà ouvert, ou demande la mise à jour à l’atelier quand rien n’est à jour.
Le statut annoncé est celui que le dossier contient réellement, pas une supposition rassurante.
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
Elle fait circuler l’évaluation de votre atelier et ses pièces justificatives jusqu’à l’accord du payeur, en suivant les refus et les options.
Option Devis & autorisations : le cœur d’un dossier de collision, où chaque pièce justificative reste attachée à sa version. Devis & autorisations
Elle consigne l’autorisation d’un supplément trouvé au démontage avant que le travail reprenne.
Comprise dans Devis & autorisations : un accord donné sur la première évaluation ne couvre pas un dommage découvert ensuite. Devis & autorisations
Elle envoie la demande de paiement de votre prestataire pour la franchise réglée à la reprise du véhicule, et suit son statut réel.
Option Acomptes & paiements : les allers-retours pour l’encaisser au comptoir se réduisent, et la relance s’arrête à la réception. Acomptes & paiements
Elle rattache les courriels de l’automobiliste et de l’assureur au dossier de collision, sans confirmer une couverture par ce canal.
Boîte courriel IA en option : les échanges suivent le dossier, mais la décision de couverture reste celle de l’assureur.
Avec Shopmonkey, elle situe le client, le véhicule et l’ordre documentés côté fournisseur ; la partie propre à la collision — dossier d’assureur, images, suppléments — n’y est pas couverte par une opération documentée.
C’est écrit ici plutôt que sous-entendu : aucune interface d’assureur n’est qualifiée à ce jour. Shopmonkey
Sans interface avec votre logiciel d’estimation, elle ouvre le dossier dans Zenvox avec les mêmes champs, prêt à être repris depuis l’application.
Rien n’est écrit dans un système maître tant que l’écriture n’a pas été validée. Connecter votre logiciel, ou utiliser le nôtre
Elle vous répond à partir des dossiers et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuels appelants demandent une évaluation après collision ?
Elle retrouve le véhicule, le lieu et la référence d’assureur déclarée. Elle ne confirme ni couverture ni autorisation.
Quels dossiers attendent encore les photos demandées ?
Elle retrouve ce qui a été promis au premier appel. Elle ne relance pas une deuxième fois sur son initiative.
Quels suppléments attendent encore l’accord du payeur ?
OptionAvec Devis & autorisations : la file des accords en attente. Sans l’option, elle ne suit pas d’accord de travaux.
Ce que votre estimateur veut savoir au premier appel, les photos que vous demandez, les assureurs avec qui vous travaillez, votre règle pour un véhicule non roulant, et ce que la réceptionniste n’a pas le droit d’avancer sur une couverture.
Nom et numéro de rappel d’abord. Puis le véhicule, la description de l’incident, les dommages visibles, si le véhicule roule, l’assureur et le numéro de dossier s’il existe, et le besoin d’un véhicule de remplacement.
La visite d’estimation est posée avec le temps que vous lui accordez, et la demande vous arrive complète. L’estimateur chiffre, l’automobiliste et l’assureur autorisent ce qui les concerne, et la date de reprise s’annonce quand elle est validée.
Une réceptionniste qui répond à votre place, dans les deux langues, qui ouvre proprement un dossier de collision et pose la visite d’estimation dans les ressources que vous autorisez. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle n’annonce pas ce qu’un assureur va couvrir, ni le montant d’une franchise.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels appelants demandent une évaluation après collision ?
Elle retrouve le véhicule, le lieu et la référence d’assureur déclarée. Elle ne confirme ni couverture ni autorisation.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Rattacher les échanges de l’assureur et du client au dossier de collision; un supplément reste soumis à validation.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Clients, véhicules, ordres et inventaire documentés côté fournisseur. La partie propre à la collision — dossier d’assureur, images, suppléments, statuts — n’est pas couverte par une opération documentée et reste à qualifier.
Sans interface avec votre logiciel d’estimation, le dossier s’ouvre dans Zenvox avec les mêmes champs, et votre estimateur le reprend depuis l’application. Rien n’est écrit dans un système maître tant que l’écriture n’a pas été validée.
Une carrosserie n’a pas un client par dossier, elle en a trois. L’automobiliste veut savoir quand il récupère son véhicule. L’assureur veut un dossier documenté et des suppléments justifiés. L’estimateur, lui, veut voir le véhicule avant de s’avancer. Les trois appellent la même ligne, souvent la même journée, et chacun repart insatisfait quand la personne qui décroche improvise.
Votre réceptionniste sert d’accueil unique à ces trois-là. Elle recueille le véhicule et l’incident, note si le véhicule roule encore ou s’il faut le faire remorquer, demande le nom de l’assureur et le numéro de dossier quand il y en a un, et fixe la visite d’estimation avec les photos que votre estimateur veut avoir sous les yeux.
Ce qu’elle ne fait pas est aussi important : elle ne se prononce pas sur la responsabilité, elle ne dit pas ce que l’assurance couvrira, et elle n’annonce pas une date de reprise avant que l’estimation soit faite et les accords obtenus. Un dossier de collision se règle entre des personnes habilitées — elle prépare leur travail, elle ne le fait pas à leur place.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Garages & services autoElle renvoie la question à l’assureur, sans avancer de réponse. Un litige de couverture se règle entre l’automobiliste, son assureur et votre estimateur ; elle capte la question et vous la transmet au dossier.
La date annoncée et le montant sont suspendus dès que l’atelier trouve autre chose au démontage. Avec l’option Devis & autorisations, le supplément circule jusqu’à l’accord du payeur, et l’autorisation est consignée avant la reprise des travaux.
Elle recueille le besoin et l’attache au dossier dès le premier appel — c’est souvent la première inquiétude de l’automobiliste. La réservation elle-même dépend de votre entente avec le loueur et de ce que l’assureur autorise.
Oui. Un appel de partenaire est reconnu à son vocabulaire — numéro de dossier, expert, véhicule à livrer — et suit une autre route que l’appel d’un automobiliste : elle capte la référence, la position du véhicule et le délai demandé, puis vous alerte.
Non. Elle décrit ce que la personne rapporte et fixe la visite. L’évaluation appartient à votre estimateur, avec le véhicule devant lui — et au Québec l’évaluation écrite du garagiste est encadrée par l’Office de la protection du consommateur au-delà d’un seuil fixé par la loi.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroCarrosseries et réparation après collision
