Salles et événements
Mariages, congrès, partys de bureau : plusieurs versions du même menu et un organisateur qui compare. Savoir quelle version il a reçue vaut cher.
Soumissions & événements
La demande d’événement est la soumission de votre métier. Elle reçoit une proposition pendant que le client vous compare encore.
7 jours, 20 appels répondus, sans carte
La tâche qu’elle prend en charge
Dans un restaurant, la demande d’événement joue le rôle que joue la soumission chez un entrepreneur : c’est la demande à forte valeur, celle qui se magasine, et celle qui se perd si personne ne répond vite. Un organisateur compare deux ou trois établissements, et décembre ne pardonne pas les délais.
Cette option monte la proposition. Elle assemble un menu et des options à partir des règles que vous avez approuvées — formules, minimums de convives, salles, suppléments de personnel — et elle produit une proposition chiffrée à partir de vos propres montants.
Chaque modification crée une version. Vous validez celle qui doit partir, et c’est celle-là qui sert de référence jusqu’à l’acceptation. Quand le client accepte, l’acceptation est enregistrée et la préparation commence : capacité réservée, personnel et équipement à prévoir, prochaines étapes.
Étape par étape
- Recueillir
Ce qu’un événement exige de savoir
Date, nombre de convives, type d’événement, salle ou hors site, allergies et restrictions, budget envisagé, besoin de salle privée : la liste de contrôle dit ce qui manque encore.
- Assembler
Vos formules, vos règles
Les menus et les options viennent de ce que vous avez approuvé. Zenvox ne crée aucune formule et n’accorde aucun rabais : elle assemble ce que vous avez décidé.
- Valider
Une seule version part
Chaque changement crée une version. Vous approuvez celle qui doit partir, et c’est elle qui sert de référence pour tout ce qui suit.
- Accepter
De la proposition à la préparation
L’acceptation est enregistrée et transformée en travail : capacité bloquée, personnel et équipement à prévoir, étapes et dates de rappel pour la cuisine et la salle.
Une option, pas une capacité de la base
La base Restauration répond sur la carte et les horaires, identifie le type de demande et transmet les exceptions à l’équipe. Elle ne construit pas de proposition et ne suit pas un dossier d’événement dans le temps.
Le chiffrage est limité à l’événement : cette option ne devient pas un outil de soumission général. Et l’acceptation d’une soumission n’accorde aucun paiement — le dépôt d’un groupe passe par le module d’acomptes et de paiements.
Ce que cela change pour votre activité
Traiteurs
Hors site, tout se négocie : équipement, personnel, transport, heure de service. La liste de contrôle réclame ces éléments avant que vous chiffriez.
Restaurants à tables
Une section privatisée pour vingt personnes n’est pas une réservation ordinaire : c’est un menu fixe, un minimum de convives et une entente à écrire.
Ce qu’elle reçoit
- La demande de l’organisateur, avec date, convives et type d’événement
- Vos formules approuvées, vos minimums et vos suppléments
- Vos salles, votre capacité et vos contraintes de personnel
- Les restrictions alimentaires déclarées et les demandes spéciales
Ce qu’elle produit
- Un dossier d’événement avec la liste de ce qui manque
- Une proposition chiffrée à partir de vos montants, prête à être relue
- Une version approuvée, envoyée, et gardée comme référence
- Une acceptation enregistrée, transformée en préparation et en étapes
Vous approuvez chaque version avant l’envoi et vous confirmez la disponibilité de la salle. Zenvox ne négocie aucun montant, n’accorde aucun rabais et ne garantit pas l’absence de traces d’un allergène : elle note et transmet à la cuisine.
Ce qui est compté, et ce qui vient d’ailleurs
L’allocation porte sur les dossiers événementiels et sur les pages de pièces.
- Des dossiers événementiels traités par mois, remis à zéro à chaque période
- Des pages de pièces jointes rattachées à ces dossiers
- Les appels reçus restent comptés sur la base, séparément
- Le dépôt d’un groupe passe par le module d’acomptes et de paiements
La signature électronique par un fournisseur externe et la location d’équipement auprès d’un tiers sont facturées par ces fournisseurs.
Avec vos outils d’événement
Aucune écriture dans un outil tiers n’est éprouvée aujourd’hui. Sans connexion qualifiée, le dossier d’événement vit dans Zenvox.
- Systèmes de caisse et outils d’événementsÀ qualifierExigence de famille plutôt que produit certifié : un système nommé et des droits établis sont requis avant toute écriture.Mon logiciel n’est pas dans la liste
- OpenTableÀ qualifierCandidature requise et aucune approbation Zenvox ; la portée sur les événements privés reste à établir.OpenTable
Questions sur cette option
Est-ce qu’elle accorde un rabais pour conclure ?
Non. Les menus et les options viennent de ce que vous avez approuvé : Zenvox ne crée aucune formule, n’accorde aucun rabais et ne négocie aucun montant. La proposition est chiffrée à partir de vos propres montants.
Un mois plus tard, comment je sais quelle version le client a reçue ?
Chaque modification crée une version. Vous approuvez celle qui doit partir, et c’est celle-là qui sert de référence jusqu’à l’acceptation — y compris quand l’organisateur rappelle.
Une acceptation, est-ce que ça déclenche le dépôt ?
Non. L’acceptation d’une soumission n’accorde aucun paiement : le dépôt d’un groupe passe par le module d’acomptes et de paiements.
Est-ce que je peux m’en servir comme outil de soumission général ?
Non. Le chiffrage est limité à l’événement : cette option ne devient pas un outil de soumission général, et elle reste bornée à vos formules, vos minimums de convives, vos salles et vos suppléments de personnel.
Qu’est-ce qui arrive après l’acceptation ?
L’acceptation est enregistrée et transformée en travail : capacité bloquée, personnel et équipement à prévoir, étapes et dates de rappel pour la cuisine et la salle.
La suite
Retournez à votre établissement, ou regardez les deux autres options de la section.
Soumissions & événements