Service complet sur place
Cuisine, personnel, matériel, parfois une visite du lieu. Elle recueille ce qui existe déjà sur place et ce que vous devrez apporter.
Traiteurs
Livrer des plateaux et servir un mariage sur place demandent deux préparations différentes. Votre réceptionniste recueille les convives, le lieu, l’horaire et les besoins de service. Vous avez les renseignements pour préparer la soumission, puis distinguer une nouvelle demande d’un changement à un événement déjà chiffré.
35 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Quand les appels grimpentDécembreLa saison des mariagesLes congrès et cinq à sept d’entreprise
Les renseignements qui permettent de chiffrer l’événement
Le dossier part au chargé de projet : date, adresse, soixante personnes annoncées, format en boîtes, pas de cuisine sur place, monte-charge, budget déclaré à confirmer. État : demande reçue, date non retenue. Le rappel est placé dans son agenda.
Lire la conversation complète
Mercredi, 10 h 20. Le traiteur est en production pour une livraison de midi. Une adjointe appelle pour le party de bureau de son employeur.
RéceptionnisteTraiteur Bilodeau, bonjour. Je prends votre nom, votre entreprise et un numéro de rappel.
AppelanteSonia Leduc, 450 555-0173.
RéceptionnisteMerci. C’est pour quelle date, à quel endroit, et pour combien de personnes ?
AppelanteLe 12 décembre, à nos bureaux de Boucherville, une soixantaine de personnes. On pensait à des boîtes individuelles.
RéceptionnisteEst-ce qu’il y a une cuisine sur place ou un accès de service ? Et avez-vous un budget par personne arrêté ?
AppelantePas de cuisine, mais il y a un monte-charge. Le budget est fixé, je le donne à votre chargé de projet.
RéceptionnisteC’est noté. J’ouvre le dossier avec la date, l’adresse, l’effectif et le format, et je vous place un appel avec notre chargé de projet cet après-midi. La soumission vient de lui.
Selon la demande que vous recevez
Plateaux livrés
Format, horaire de livraison, adresse, accès et nombre de portions. La demande se referme vite quand les champs sont complets dès le premier appel.
Un changement après la soumission
Le nombre de convives monte, le menu bouge. Elle ouvre une révision en citant la version dont parle le client, pour que votre commercial recalcule sur la bonne base.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
L’état exact de la date
Demande reçue, date tenue en option et réservation confirmée sont trois états distincts. Un appel produit le premier ; les deux autres demandent une action que vous avez autorisée.
Ce qu’elle fait pour vos événements
Les gestes qu’elle pose sur les appels de traiteur, de la première question jusqu’au dossier prêt pour votre chargé de projet, puis ce qui reste à lui. Chaque ligne est un appel qui arrive pendant que vous êtes en production.
Quand un client appelle pour un événement
Elle prend le nom, l’entreprise et le numéro de rappel, puis la date, le lieu et le nombre de convives annoncé.
Un événement ne se chiffre pas avec une date et un nombre seuls ; ces champs ouvrent le dossier que votre commercial reprendra.
Elle qualifie le format — plateaux livrés, service complet, boîtes individuelles — et les horaires de service voulus.
Le format décide du personnel et du matériel nécessaires ; il se recueille dès le premier appel, pas à la relance.
Elle transmet le menu souhaité, les options et les contraintes alimentaires telles quelles, sans les reformuler.
Une contrainte transmise mot pour mot laisse à votre responsable de cuisine le soin de la valider, sans perte d’information.
Elle recueille le personnel, le matériel et l’accès au site — cuisine, électricité, stationnement, monte-charge — nécessaires à l’événement.
Ce qui manque reste marqué comme manquant, plutôt que d’être deviné ou oublié pour la consultation.
Quand la date ou le devis changent
Elle distingue une demande reçue d’une date tenue en option et d’une réservation confirmée, sans présenter les deux premières comme la troisième.
Ces trois états ne se disent pas de la même façon ; seule une action que vous avez autorisée fait passer de l’un à l’autre.
Elle ouvre une révision en citant la version de soumission dont parle le client quand le nombre de convives ou le menu bouge après l’envoi d’un devis.
Une révision recalculée par votre commercial part de la bonne base, pas d’une version périmée.
Elle alerte le responsable pour une demande d’événement ou de traiteur, selon la règle que vous avez fixée.
Une demande de dernière minute ou un budget déjà arrêté ressort clairement, plutôt que de se noyer dans un dossier standard.
Le dossier prêt pour votre chargé de projet
Elle place la consultation dans votre agenda, avec la personne qui chiffre l’événement.
Le dossier arrive complet dans l’application ; la soumission elle-même reste celle de votre commercial.
Elle recueille le budget déclaré et la version de la soumission dont parle le client, sans les modifier elle-même.
Ce que le client déclare est consigné tel quel ; le chiffrage définitif reste une décision humaine.
Entre deux événements, avec Soumissions & événements
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle assemble menus, options et proposition selon vos règles approuvées, avec chaque version datée et validée avant l’envoi.
Option Soumissions & événements : la capacité, le personnel et le matériel sont portés au dossier avant qu’un chiffre ne sorte. Soumissions & événements
- Option
Elle envoie le lien d’acompte de votre prestataire de paiement et arrête la relance dès la réception du paiement.
Option Acomptes & paiements : les exceptions remontent au responsable, le reste suit un statut réel. Acomptes & paiements
Quand un client écrit, et si vous utilisez HubSpot
- Canal
Elle poursuit par courriel les échanges sur les convives, le matériel et les changements demandés, sans confirmer un chiffrage par ce canal.
Boîte courriel IA en option : le chiffrage et les versions restent dans Soumissions & événements, pas dans un fil de courriels.
- Logiciel
Avec HubSpot, l’installation par client et les droits de lecture et d’écriture sont documentés ; l’autorisation et votre configuration restent à éprouver sur un compte réel.
La documentation officielle relue ne remplace pas un compte réel testé de bout en bout. HubSpot
- Logiciel
Avec un système de caisse ou d’outils d’événements qualifié, la soumission, la facture et l’encaissement doivent exister côté fournisseur ; les opérations exactes restent à découvrir avec lui.
Rien n’est bloqué sans lui : le dossier vit alors dans l’application Zenvox. Mon logiciel n’est pas dans la liste
Ce qu’elle ne fait pas sur vos événements
- Elle ne chiffre pas un événement : la soumission, les suppléments et les exceptions de prix viennent de votre commercial.
- Elle ne valide ni un allergène ni une contrainte de production : votre responsable de cuisine le fait, sans sécurité alimentaire promise au téléphone.
- Elle n’engage ni votre capacité, ni votre personnel, ni votre matériel sur une date, et ne fait pas passer une demande à l’état réservé.
- Elle ne modifie pas une soumission approuvée : un changement de convives ou de menu ouvre une révision, recalculée par votre commercial.
- Elle ne déroge pas à vos règles de dépôt et d’annulation, et ne confirme une opération qu’une fois l’écriture validée dans votre système maître.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des dossiers et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuels événements demandent du personnel de service sur place ?
Elle retrouve le format, le lieu et les besoins déclarés. Elle n’engage ni le personnel ni la date de l’événement.
Quels dossiers ont un champ manquant depuis le premier appel ?
Elle retrouve les champs laissés vides et leur date d’ouverture. Elle ne les complète pas de sa propre initiative.
Quelles soumissions attendent encore une réponse client ?
OptionAvec Soumissions & événements : la version envoyée et son statut. Sans l’option, elle ne suit pas de chiffrage.
La suite de la demande
Vous écrivez vos formats et vos règles
Vos formats de service, vos zones de livraison, vos minimums, vos délais, la personne qui approuve une soumission et celle qui valide les allergènes. Tout se change depuis l’application.
Elle ouvre le dossier d’événement
Elle qualifie l’appel et remplit les champs que vous avez définis. Ce qui manque reste marqué comme manquant, au lieu d’être deviné ou oublié.
Votre commercial chiffre
Le dossier arrive dans l’application et la consultation est placée dans votre agenda. La soumission et ses versions viennent de votre commercial ; la relance suit l’état réel du dossier.
Ce que la base Restaurants & événements comprend
Elle répond à votre place, en français et en anglais, ouvre le dossier d’événement et organise la consultation. Vous gardez votre numéro.
- Réponses sur vos horaires, vos formats et les informations que vous avez approuvées
- Dossier d’événement ouvert avec la date, le lieu, les convives, le format et le budget déclaré
- Consultation placée dans votre agenda, avec la personne qui chiffre
- Alerte au responsable pour une demande d’événement ou de traiteur, selon votre règle
Elle n’engage ni votre capacité, ni votre personnel, ni votre matériel sur une date, et ne fait pas passer une demande à l’état réservé.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne chiffre pas un événement : la soumission, les suppléments et les exceptions de prix viennent de votre commercial.
- Elle ne valide ni un allergène ni une contrainte de production : votre responsable de cuisine le fait, et aucune sécurité alimentaire n’est promise au téléphone.
- Elle ne modifie pas une soumission approuvée : un changement de convives ou de menu ouvre une révision, recalculée par votre commercial.
- Elle ne déroge pas à vos règles de dépôt et d’annulation, et ne confirme une opération qu’une fois l’écriture validée dans votre système maître.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels événements demandent du personnel de service sur place ?
Elle retrouve le format, le lieu et les besoins déclarés. Elle n’engage ni le personnel ni la date de l’événement.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute séparément de la base, et seulement si vous la choisissez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Poursuivre les échanges sur les convives, le matériel et les changements demandés; chiffrage et versions restent dans Soumissions & événements.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Documentation officielle relue : installation par client, droits de lecture et d’écriture délimités. L’autorisation et votre configuration restent à éprouver sur un compte réel.
Une famille d’exigences, pas un logiciel certifié : soumission, facture et encaissement doivent exister côté fournisseur, et les opérations exactes restent à découvrir avec lui.
Le téléphone d’un traiteur ne sonne pas pour une table
Il sonne pour un événement. Et un événement ne se chiffre pas avec une date et un nombre : il faut le lieu, le format, les horaires de service, les contraintes alimentaires, le personnel, le matériel et l’accès au site.
Ces appels arrivent en production, en livraison, sur un site. Votre réceptionniste ouvre le dossier à votre place : elle ne chiffre pas, elle recueille ce qui manque pour chiffrer, note la version de soumission dont parle le client, et place la consultation.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Restaurants & événementsTables, commandes et événements
Traiteurs — vos questions
Est-ce qu’elle donne un prix au téléphone ?
Non pour un événement. Elle recueille de quoi chiffrer ; votre commercial produit la soumission. Avec Soumissions & événements, la proposition est assemblée selon vos règles approuvées et validée par lui avant l’envoi.
Comment elle gère les allergies d’un groupe ?
Elle note chaque contrainte telle quelle et la transmet à votre responsable de cuisine, qui valide les allergènes et la logistique. Elle ne confirme pas qu’un plat est sécuritaire.
Est-ce qu’elle relance les soumissions et les acomptes ?
Oui : Soumissions & événements pour la soumission, Acomptes & paiements pour le dépôt. La relance suit l’état réel du dossier et s’arrête à la réception du paiement.
On est en pointe en décembre. Qu’est-ce que ça change ?
Vous ajustez les disponibilités de consultation, les formats acceptés et la personne alertée pour les demandes d’événement. Les 50 appels Standard inclus restent ceux de votre base. Une demande reçue pendant la pointe ne confirme ni votre capacité de production ni une date d’événement.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroTraiteurs