Deux clients veulent le même samedi, mais l’un a seulement demandé une option. Votre accueil distingue la demande, l’option et la réservation confirmée, avec la salle et la capacité concernées. Votre responsable conserve la décision d’engager la date et retrouve les détails de coordination.
35 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Elle vérifie ce qui existe sur la date avant de répondre, et dit clairement à l’appelant qu’une option n’est pas une réservation. Deux clients sur la même date se traitent par votre règle de priorité, pas par l’ordre des appels.
Quand vous gérez plus d’un espace, la demande est rapprochée des capacités réelles et une autre salle ou une autre date peut être proposée. Les exclusivités d’événement que vous avez déclarées sont respectées.
Audiovisuel, menu, plan de montage, prestataires : les détails se dispersent après le contrat. Chaque appel de coordination est rattaché au dossier de l’événement plutôt qu’à une boîte vocale.
Type d’événement, effectif attendu, salle visée, heure de début et de fin. Elle note ce qui est demandé et ce que votre configuration permet réellement, sans transformer une question en réservation.
La demande arrive qualifiée : date visée, date de repli, effectif, bar, audiovisuel, plage de montage, état « option concurrente sur le 13 ». Le responsable rappelle, tranche l’option en cours et envoie une proposition sur la date qu’il peut tenir.
Mardi, 15 h 05. Une réception est en cours dans la grande salle. Une cliente appelle pour un samedi de décembre déjà tenu en option par une autre entreprise.
RéceptionnisteSalle Chartrand, bonjour. Je prends votre nom, votre organisation et un numéro de rappel.
ClienteMireille Langlois, pour un souper de Noël d’entreprise. On vise le samedi 13 décembre, environ cent vingt personnes.
RéceptionnisteLe samedi 13 est actuellement tenu en option par un autre client, et cette option a une échéance. Je ne peux pas vous confirmer la date aujourd’hui. Est-ce que le vendredi 12 ou la grande salle du bas fonctionneraient aussi ?
ClienteLe vendredi 12 serait possible. Il nous faudrait un bar et de l’audiovisuel pour une présentation.
RéceptionnisteC’est noté : cent vingt personnes, bar, audiovisuel, montage à partir de 15 h. Notre responsable vous rappelle avec la capacité exacte de chaque configuration et les conditions. C’est lui qui rend une date ferme, avec le dépôt.
Les gestes qu’elle pose sur les demandes de salle, de la qualification jusqu’à l’option vérifiée, puis ce qui reste à votre responsable de lieu. Chaque ligne est un appel qui arrive pendant qu’une réception se déroule dans la salle.
Elle prend le nom, l’organisation et le numéro de rappel, puis le type d’événement et l’effectif attendu.
Une date se vend rarement seule ; le format et l’effectif décident de la salle qui peut réellement convenir.
Elle rapproche la demande de la capacité réelle que vous avez déclarée pour chaque configuration, plutôt que d’accorder une exception au téléphone.
Une demande au-delà de ce que vous avez inscrit est transmise comme une exception, pas accordée sur-le-champ.
Elle recueille les besoins de restauration et de prestataires — traiteur, bar, audiovisuel — et vos conditions applicables.
Ces besoins entrent dans le même dossier que la date, pour que rien ne se disperse avant la signature.
Elle note les plages de montage et de démontage demandées, en plus de l’heure de début et de fin de l’événement.
Une salle libérée trop tard pour le montage suivant coûte une deuxième date ; la plage se qualifie donc dès le premier appel.
Elle vérifie ce qui est déjà tenu sur la date avant de répondre, et dit clairement à l’appelant qu’une option n’est pas une réservation.
Deux clients sur la même date se traitent par votre règle de priorité, pas par l’ordre des appels reçus.
Elle propose une autre date ou une autre salle de repli quand la première demande ne peut pas être tenue.
Quand vous gérez plus d’un espace, la demande se rapproche des capacités réelles avant qu’une réponse ne soit donnée.
Elle respecte les exclusivités d’événement que vous avez déclarées pour une salle ou une date.
Une exclusivité écrite d’avance évite qu’un deuxième client soit accepté par erreur sur le même créneau.
Elle ouvre le dossier d’événement avec l’état réel de la demande — simple option, accord signé, dépôt requis — comme champ à part entière.
C’est ce champ qui fait la différence entre une date vendue et une date perdue ; il n’est pas laissé implicite.
Elle place la consultation dans votre agenda, avec ce qui est déjà tenu sur la date rattaché au dossier.
Le contrat, la jauge acceptée et le passage d’une option à une réservation ferme restent la décision de votre responsable de lieu.
Elle rattache les appels de coordination après la signature — audiovisuel, menu, plan de montage — au dossier de l’événement.
Les détails restent au même endroit, plutôt que de se disperser entre une boîte vocale et plusieurs courriels.
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
Elle assemble la proposition de salle, de menu et d’équipement selon vos règles approuvées, avec chaque version datée et validée.
Option Soumissions & événements : les prochaines étapes sont portées au dossier, y compris une option qui approche de son échéance. Soumissions & événements
Elle suit le dépôt qui transforme une option en réservation jusqu’à son statut réel, et arrête la relance dès la réception.
Option Acomptes & paiements : les règles d’annulation remontent au responsable, la relance ne dépasse pas ce qui est reçu. Acomptes & paiements
Elle poursuit par courriel les échanges sur la salle, le montage et les prestataires, sans rendre une date ferme par ce canal.
Boîte courriel IA en option : rendre une date ferme reste une décision de votre responsable, écrite ou parlée.
Avec un système de caisse ou d’outils d’événements qualifié, les options, les contrats et le dépôt doivent exister côté fournisseur avant que l’accès ne soit établi.
L’accès reste inconnu tant qu’il n’a pas été qualifié avec ce fournisseur précis. Mon logiciel n’est pas dans la liste
Elle vous répond à partir des dossiers et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Vous lui demandezQuels clients demandent la même salle le même samedi ?
Elle retrouve les demandes et les états inscrits. Une option et une réservation ferme restent distinctes.
Quelles demandes dépassent la capacité déclarée d’une salle ?
Elle retrouve les demandes marquées en exception. Elle ne les accorde pas elle-même.
Quelles options approchent de leur échéance sans réponse ?
OptionAvec Soumissions & événements : les étapes et échéances visibles par dossier. Sans l’option, elle ne suit pas d’échéance de proposition.
Vos espaces et leur capacité réelle par configuration, vos plages de montage et de démontage, vos prestataires imposés ou permis, votre durée d’option, le dépôt exigé et la personne qui approuve un contrat.
Nom, organisation et numéro de rappel. Puis le format, l’effectif attendu, la date et la salle visées, les besoins de restauration et de prestataires, et l’état réel de la demande : simple option, accord signé, dépôt requis.
La demande arrive qualifiée dans l’application, avec ce qui est déjà tenu sur la date. Une option qui approche de son échéance est signalée, et le contrat comme le dépôt restent votre décision.
Une réceptionniste qui répond à votre place, en français et en anglais, qualifie la demande d’événement et l’ouvre en dossier. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne rend pas une date ferme. Une option et une réservation se disent différemment, et c’est votre responsable qui les transforme.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels clients demandent la même salle le même samedi ?
Elle retrouve les demandes et les états inscrits. Une option et une réservation ferme restent distinctes.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Garder les échanges sur la salle, le montage et les prestataires avec l’événement, sans rendre une date ferme.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
C’est une famille d’exigences, pas un logiciel certifié. Les options, les contrats et le dépôt doivent exister côté fournisseur, et l’accès reste inconnu tant qu’il n’a pas été établi avec lui.
C’est son inventaire, et il est périssable. Une date tenue en option, sans décision et sans dépôt, bloque d’autres ventes pendant des semaines. Une date annoncée deux fois est pire encore : elle se règle par un appel que personne ne veut faire.
Les demandes arrivent au téléphone parce qu’elles sont trop particulières pour un formulaire : jauge réelle par configuration, plages de montage et de démontage, traiteur maison ou prestataire externe, permis d’alcool, audiovisuel, stationnement. Et elles arrivent pendant qu’une réception est en cours dans la salle.
Votre réceptionniste qualifie la demande, vérifie ce qui est déjà tenu sur la date, et transmet. Le contrat, la jauge acceptée et le passage d’une option à une réservation ferme restent la décision de votre responsable de lieu.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Restaurants & événementsElle enregistre la demande et l’état réel de la date. Rendre une option ferme, accorder une exclusivité ou confirmer une réservation reste la décision de votre responsable de lieu, avec l’accord et le dépôt que vous exigez.
Elle dit à chacun ce qui est vrai : la date est tenue en option, une option a une échéance, et une réservation demande un accord et un dépôt. Elle propose vos dates ou vos salles de repli, et votre responsable tranche.
Elle travaille avec les capacités réelles que vous avez déclarées, configuration par configuration. Une demande au-delà de ce que vous avez inscrit est transmise comme une exception, pas accordée au téléphone.
Ils sont rattachés au dossier de l’événement : audiovisuel, menu, plan de montage, prestataires. Les détails restent au même endroit au lieu de se disperser entre une boîte vocale et trois courriels.
Avec Soumissions & événements, les étapes et les échéances du dossier restent visibles, y compris une option de salle à confirmer. Acomptes & paiements suit le dépôt réel. Le responsable applique vos règles pour transformer une option en réservation ferme ; la réceptionniste ne suppose pas cet accord.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroSalles d’événements et restauration privée
