Première demande d’un proche
Elle identifie qui reçoit le service, qui appelle et qui paie, note l’aide non médicale demandée et transmet à la coordination, qui évalue le besoin et détermine le service approprié.
Aide à domicile
La personne qui appelle, celle qui reçoit l’aide et celle qui autorise une modification peuvent être différentes. Votre réceptionniste distingue leurs rôles, prépare les visites et suit les demandes de remplacement jusqu’à leur acceptation par un intervenant.
69 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Des visites organisées avec les bons interlocuteurs
La demande de déplacement est enregistrée parce que la personne y avait droit. La visite sans intervenante part vers la garde avec le dossier, et le planning n’affiche pas une couverture qui n’existe pas.
Lire la conversation complète
Lundi, 7 h 40. Une intervenante vient d’annoncer qu’elle est malade. La fille de la personne aidée appelle au même moment pour déplacer la visite du mercredi.
RéceptionnisteServices Bellerive, bonjour. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre, puis le nom de la personne aidée.
FilleÉtienne Naud, 514 555-0107, pour ma mère. Je voudrais déplacer sa visite de mercredi à jeudi.
RéceptionnisteMerci. Vous figurez parmi les personnes autorisées au dossier, je peux enregistrer la demande. Je note aussi que la visite de ce matin est sans intervenante et j’alerte la garde.
FilleCe matin ? Personne ne nous a prévenues.
RéceptionnisteC’est en cours : la coordination cherche un remplacement et vous confirme dès qu’une intervenante a accepté. Tant qu’il n’y a pas d’acceptation, la visite reste ouverte au planning.
Selon la demande que vous recevez
Absence d’un intervenant
Elle prévient, propose un remplacement selon vos règles, et laisse la visite ouverte tant qu’un humain n’a pas explicitement accepté. Aucune visite n’est déclarée couverte par défaut.
Changement d’horaire demandé par la famille
Elle vérifie que la personne qui demande figure parmi vos contacts autorisés pour ce dossier, et applique votre règle quand deux proches demandent des choses contradictoires.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Vérification d’une visite et facturation
La visite est confirmée, son accusé d’acceptation est conservé, et les questions de facture ou d’évolution du service arrivent à la coordination avec leur contexte.
La suite de la demande
Vous écrivez la fiche des rôles et des autorisations
Pour chaque dossier : qui reçoit le service, qui peut demander un changement, qui paie, quels contacts sont autorisés à recevoir de l’information, votre règle en cas de demandes contradictoires, et la garde à joindre quand une visite reste sans intervenant.
Elle vérifie le droit de demander avant d’agir
Bénéficiaire et représentant autorisé, aide non médicale demandée, adresse, accès et horaires utiles, intervenant ou compétences administratives requis, contact de repli et visite en cours. Une demande venue d’une personne qui n’est pas autorisée est transmise, pas exécutée.
Rien n’est réputé couvert sans acceptation
Le planning porte l’accusé d’acceptation de chaque visite. Une absence sans remplacement accepté part vers votre garde plutôt que de dormir dans une boîte vocale, et la famille autorisée est informée selon vos règles.
Ce que la base Santé & soins comprend
Une réceptionniste qui répond dans les deux langues, distingue les rôles autour d’un dossier, planifie dans les disponibilités que vous autorisez et transmet le reste à la coordination. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Distinction entre nouvelle demande, dossier existant et motif administratif
- Réservation, modification ou annulation dans les disponibilités que vous autorisez
- Respect de l’intervenant, de la durée et des ressources nécessaires à la visite
- Envoi des informations pratiques approuvées, et transmission des questions de service à la coordination
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne confirme l’affectation d’un intervenant qu’après l’acceptation d’une personne : rien n’est couvert par défaut.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne aucun conseil clinique et ne modifie aucun soin.
- Elle ne communique aucune information à un proche qui ne figure pas dans vos contacts autorisés.
- Elle ne tranche pas entre deux proches qui demandent des choses contradictoires : elle applique votre règle, ou elle transmet.
- Elle ne recommande ni équipement, ni adaptation, ni manœuvre de transfert.
- Elle ne fait pas de triage clinique : les signes que vous inscrivez dans votre consigne déclenchent la phrase approuvée et une alerte immédiate.
- Elle ne note que ce que vous autorisez, et ne confirme rien du dossier d’un patient à un tiers : un renseignement de santé reste un renseignement sensible. Elle est bâtie pour la Loi 25, avec une base de données au Canada ; le traitement vocal en direct passe par un sous-traitant aux États-Unis, comme le précise la page Sécurité et traitement des données.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles familles demandent une aide régulière plutôt que ponctuelle ?
Elle reprend le besoin, le bénéficiaire et les horaires déclarés. Elle ne garantit pas qu’un intervenant est affecté.
Ce que vous pouvez lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Votre boîte courriel
Poursuivre les échanges d’admission avec le représentant autorisé; les changements de visite suivent la coordination prévue.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
La planification et le suivi des soins sont documentés. Les droits, l’écriture d’une visite et les événements d’absence, eux, demandent une qualification avec votre contrat avant toute annonce.
Le bénéficiaire, le proche et le payeur ne sont pas la même personne
C’est la particularité de votre métier, et elle explique vos appels les plus difficiles : la personne qui reçoit le service, celle qui appelle pour elle et celle qui paie sont souvent trois personnes distinctes. Un fils demande un changement d’horaire, une fille en demande un autre, et la coordination arbitre au téléphone entre deux visites.
L’autre coût invisible est la coordination des remplacements. Un intervenant se désiste le matin, il faut trouver quelqu’un d’habilité, obtenir son acceptation, et prévenir la famille autorisée — le tout avant l’heure de la visite.
Votre réceptionniste identifie dès le premier appel le bénéficiaire, le demandeur et le payeur, et applique la fiche de rôles et d’autorisations que vous avez écrite. Elle recueille les disponibilités, l’adresse, l’accès et les contraintes, et ne confirme une visite qu’une fois l’acceptation obtenue. Elle ne donne aucun conseil clinique et ne modifie aucun service.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Santé & soinsAide et soins à domicile
Aide à domicile — vos questions
Peut-elle accepter une demande de n’importe quel proche ?
Non. Elle vérifie que la personne figure dans vos contacts autorisés pour ce dossier. Sinon, elle transmet à la coordination plutôt que d’exécuter — c’est la fiche de rôles et d’autorisations qui commande.
Que fait-elle quand un intervenant se désiste ?
Elle prévient et propose un remplacement selon vos règles. Tant qu’une personne n’a pas accepté explicitement, la visite reste non couverte au planning, et la garde est alertée. C’est le scénario d’échec que la recherche documente.
Et si deux proches demandent le contraire ?
Elle applique la règle que vous avez écrite pour ce cas, ou transmet à la coordination avec les deux demandes et leur horodatage. Elle n’arbitre pas d’elle-même une décision qui touche le service.
Peut-elle gérer plusieurs territoires ?
Oui, avec l’option Multi-sites & entités : routage entre les équipes, informations locales, permissions par entité et vue consolidée, sans mélanger les dossiers d’un territoire à l’autre.
Est-ce qu’elle peut conseiller sur les besoins d’une personne ?
Non. L’évaluation du besoin et le choix du service appartiennent à votre coordination. Elle capte la demande dans les mots du demandeur et la transmet avec l’adresse, l’accès et les contraintes.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroAide à domicile