Styliste demandé par son nom
La cliente veut sa personne. Le rendez-vous part dans l’agenda de cette personne si sa compétence et sa disponibilité concordent ; sinon, la réceptionniste propose un remplacement que la réception a autorisé.
Salons de coiffure et barbiers
Une coupe avec son barbier habituel, une transformation couleur et une place sans rendez-vous ne se traitent pas pareil. Votre réceptionniste respecte les compétences et horaires de chaque personne, distingue les consultations nécessaires et applique les règles de votre file d’attente.
29 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Quand les appels grimpentNovembre et décembre — les partys des FêtesAvril à juin — mariages et graduationsFin août — la rentrée
Selon la demande que vous recevez
Coloration ou transformation
Temps de pose, produit, expérience du coloriste : la durée ne se déduit pas du nom du service. La demande devient une consultation, et non une réservation à durée arbitraire.
Barbier avec file sans rendez-vous
Deux flux à concilier : les personnes déjà sur place et celles qui appellent. La réceptionniste annonce une fenêtre honnête, place la demande dans la file et rappelle si la fenêtre se déplace.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Deux cycles sous un même toit
La coupe revient d’elle-même — la recherche du secteur décrit un retour aux trois ou quatre semaines chez le barbier — pendant que la coloration et les soins se planifient et suivent vos périodes fortes. Ce sont deux rythmes d’agenda, pas deux métiers : la réceptionniste replace la coupe dans le premier créneau qui convient à la personne, et envoie la prestation longue vers la consultation que vous exigez. Vos périodes fortes s’écrivent une fois, et elle s’y tient.
Annulation de dernière minute
Le créneau libéré est proposé aux clientes qui attendaient ce service, et la place reste réservée pour celle qui répond la première.
Le bon service avec la bonne personne
La demande devient une consultation courte au lieu d’un bloc de coloration mal estimé. L’agenda du samedi suivant reste intact, et Anouk arrive à son rendez-vous en sachant ce qui l’attend.
Lire la conversation complète
Samedi, 11 h 20. Le salon a quatre postes occupés. Une cliente appelle pour « une petite couleur ».
RéceptionnisteSalon Rive-Nord, bonjour. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre, puis on regarde ensemble.
ClienteJosée Bergeron, 450 555-0119. Je veux revenir au blond, j’ai fait un foncé maison le mois passé.
RéceptionnisteMerci. Un retour au blond après une coloration maison, c’est une correction : je ne peux pas vous donner la durée ni le prix au téléphone. Je vous réserve une consultation avec Anouk, qui fait les corrections.
ClienteÇa me va. Mardi en fin de journée si possible.
RéceptionnisteMardi 17 h 15, consultation de vingt minutes avec Anouk. Vous recevez la confirmation par message et un rappel la veille. Anouk vous donnera la durée et le prix après avoir vu vos cheveux.
Ce qu’elle fait pour votre salon
Les gestes qu’elle pose sur les appels de votre salon, de l’identification du service jusqu’au rendez-vous réservé à la bonne durée, puis ce qui reste à votre réception. Chaque ligne est un appel qui arrive pendant que vos postes sont occupés.
Quand une cliente appelle pour une prestation
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis le service demandé et le styliste préféré ou le premier disponible.
Un service porte les compétences qu’il exige ; le styliste demandé décide de l’agenda où le rendez-vous doit tomber.
Elle réserve selon la durée réelle du service à votre catalogue, plutôt que la durée que le nom du service laisse supposer.
Une coloration réservée comme une coupe bloque trente minutes au lieu de deux heures et fait dérailler le reste de la journée.
Elle vérifie que le styliste demandé possède la compétence exigée par le service avant de confirmer, et propose une autre personne autorisée sinon.
Une disponibilité seule ne suffit pas à réserver quand la compétence manque ; la réception a déjà écrit qui peut faire quoi.
Elle demande si la cliente est nouvelle ou déjà connue du salon, et retrouve son dossier existant avant de réserver.
Une cliente connue n’a pas à réexpliquer ses allergies ou ses préférences déjà notées.
Quand la file sans rendez-vous se remplit, ou qu’une transformation se présente
Pour un barbier avec file sans rendez-vous, elle annonce une fenêtre plutôt qu’une heure précise, et place la demande dans la file selon ce que la réception a configuré.
Deux flux se concilient : les personnes déjà sur place et celles qui appellent, sans que l’un bloque l’autre.
Elle texte la personne qui attend quand la fenêtre annoncée se déplace.
Une fenêtre qui glisse reste visible pour la personne concernée, plutôt que découverte à son arrivée.
Elle envoie une coloration ou une transformation vers une consultation plutôt que vers une réservation à durée arbitraire.
Temps de pose, produit, expérience du coloriste : la durée ne se déduit pas du nom du service.
Le rendez-vous à la bonne durée, au bon poste
Elle place le créneau dans l’agenda du bon poste, avec la confirmation envoyée par message et un rappel avant la visite.
La réception lit le résumé de chaque appel dans l’application, avec ce qui a été promis à la cliente.
Elle annule selon votre politique et propose un remplacement autorisé quand la cliente ne peut plus venir.
Le remplacement proposé est celui que la réception a déjà approuvé, pas un choix improvisé.
Entre deux rendez-vous, avec Remplissage & fidélisation
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle propose le créneau libéré par une annulation aux clientes qui attendaient ce service précis.
Option Remplissage & fidélisation : les trous d’agenda sont l’inventaire le plus périssable d’un salon. Remplissage & fidélisation
- Option
Elle envoie le rappel de la prochaine visite selon le service rendu, pour les clientes qui reviennent à intervalle régulier.
Comprise dans Remplissage & fidélisation : le rappel suit le rythme du service, pas un calendrier générique. Remplissage & fidélisation
- Option
Elle envoie le lien d’acompte avec la confirmation pour les longs services et les forfaits de groupe, et arrête la relance à la réception.
Option Acomptes & paiements : la relance s’arrête dès que le paiement est reçu, sans intervention de la réception. Acomptes & paiements
Quand une cliente écrit, et si vous utilisez déjà Square
- Canal
Elle transforme une question reçue sur Instagram en demande de prestation avec le service et le styliste préféré clairement identifiés.
Messages Instagram & Messenger en option : la demande reste attachée à la conversation d’origine.
- Logiciel
Avec Square Appointments, elle situe les services, l’équipe et les lieux documentés côté fournisseur ; le forfait et les règles locales peuvent exclure certaines configurations de réservation, à éprouver sur un compte réel.
Ce qui est documenté par le fournisseur ne vaut pas encore pour votre configuration précise. Square Appointments
Ce qu’elle ne fait pas sur votre salon
- Elle ne donne pas d’avis sur un cheveu ou une peau, et ne pose aucun diagnostic.
- Elle n’interprète pas une réaction ni une rougeur : elle note et elle alerte le salon.
- Elle ne recommande ni produit, ni actif, ni formule de coloration.
- Elle ne promet pas un résultat de couleur ni l’absence de réaction.
- Elle ne réserve pas une transformation à durée incertaine : elle la convertit en consultation.
- Elle ne déroge pas à la politique d’acompte et d’annulation du salon.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des rendez-vous et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuelles demandes de coloration visent une styliste précise ?
Elle retrouve la prestation et la préférence inscrites. La réservation reste soumise à la durée et aux ressources autorisées.
Quelles demandes sont parties en consultation plutôt qu’en réservation ?
Elle retrouve les transformations envoyées vers une consultation. Elle n’a pas estimé leur durée elle-même.
Qui attend un créneau libéré par une annulation ?
OptionAvec Remplissage & fidélisation : les clientes en attente et le service demandé. Sans l’option, elle ne tient pas de liste.
La suite de la demande
Vous décrivez votre équipe et votre menu
Qui fait quoi, les durées réelles par service et par styliste, les services qui passent en consultation, votre politique d’annulation et les remplacements autorisés. Tout se modifie depuis l’application.
Elle qualifie avant de réserver
Nom et numéro de rappel, service demandé, styliste préféré ou premier disponible, nouvelle cliente ou cliente connue, allergies ou sensibilités à transmettre, et plages qui conviennent.
Le rendez-vous arrive à la bonne durée
Le créneau entre dans l’agenda du bon poste, la confirmation part par message et un rappel précède la visite. La réception lit le résumé de chaque appel dans l’application, avec ce qui a été promis.
Ce que la base Beauté, sport & cours comprend
Une réceptionniste qui répond au nom du salon, dans les deux langues, identifie la prestation et la réserve au bon poste avec la bonne durée. Vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Identification de la prestation demandée à partir de votre catalogue de services
- Réservation, modification ou annulation selon les disponibilités et les droits connus
- Respect du professionnel, de la durée et du poste nécessaires à la prestation
- Information sur les tarifs affichés, les conditions et la politique d’annulation
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne réserve pas une transformation à durée incertaine : elle la convertit en consultation.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne pas d’avis sur un cheveu ou une peau, et ne pose aucun diagnostic.
- Elle n’interprète pas une réaction ni une rougeur : elle note et elle alerte le salon.
- Elle ne recommande ni produit, ni actif, ni formule de coloration.
- Elle ne promet pas un résultat de couleur ni l’absence de réaction.
- Elle ne déroge pas à la politique d’acompte et d’annulation du salon.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles demandes de coloration visent une styliste précise ?
Elle retrouve la prestation et la préférence inscrites. La réservation reste soumise à la durée et aux ressources autorisées.
Ce que le salon peut lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Messages Instagram
Passer d’une question reçue sur Instagram à une demande de prestation et de styliste bien identifiée.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Services, équipe et lieux sont documentés au modèle du fournisseur. Le forfait, les règles locales et la limitation des frais d’annulation peuvent exclure certaines configurations de réservation : à éprouver sur un compte réel.
Le plus coûteux, ce n’est pas l’appel manqué : c’est le rendez-vous mal réservé
Dans un salon à plusieurs postes, tout le monde est occupé en même temps. Les demandes arrivent en fin d’après-midi et le samedi, exactement quand la salle est pleine. Personne ne peut décrocher entre deux clients sans laisser une couleur au minuteur ou un rasoir en suspens.
Et la vraie perte ne se voit pas dans le journal d’appels. Une coloration réservée comme une coupe bloque trente minutes au lieu de deux heures : le reste de la journée glisse, la cliente suivante attend, et une personne finit par partir. Un service mal qualifié coûte plus cher qu’un appel raté.
Votre réceptionniste réserve selon la compétence et la durée réelle : elle sait quels stylistes font quoi, quel service exige une consultation avant d’être posé, et quelle place reste dans la file sans rendez-vous. Le lien avec votre cliente reste en salle ; ce qui se délègue, c’est la logistique.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Beauté, sport & coursBeauté et détente
Salons de coiffure et barbiers — vos questions
Comment elle sait quel styliste peut faire quoi ?
Parce que vous l’écrivez une fois. Chaque service porte les compétences qu’il exige et les personnes qui les ont ; une disponibilité ne suffit pas à réserver si la compétence manque. La réceptionniste propose alors une autre personne autorisée ou une autre date.
Et la file sans rendez-vous ?
Elle annonce une fenêtre, pas une heure précise, et place la demande dans la file selon ce que la réception a configuré. Si la fenêtre se déplace, un message part à la personne qui attend.
Est-ce qu’elle gère une annulation ?
Oui : elle annule selon votre politique, propose un remplacement autorisé et, avec l’option Remplissage & fidélisation, offre le créneau libéré aux clientes qui attendaient ce service.
Est-ce qu’elle parle comme un barbershop ou comme un salon ?
Comme le vôtre. La recherche du secteur observe que le registre d’un salon suit son positionnement, et elle ne recommande aucun ton unique : c’est donc un réglage, pas un défaut imposé. Vous choisissez la chaleur de l’accueil et le vocabulaire du métier — chaise, poste, styliste, coloriste, balayage, brushing, retouche — et vous écrivez ce que vous ne voulez pas entendre. Deux choses ne se règlent pas : elle ne se lance pas dans le vocabulaire technique d’une coloration, qui appartient au praticien, et elle ne pousse pas à la vente.
Est-ce qu’elle peut annoncer nos prix ?
Oui pour les prix affichés au menu, en rappelant que la longueur des cheveux ou la zone traitée peut les faire varier et que le montant se confirme sur place. Une correction de couleur passe par une consultation, pas par un chiffre au téléphone.
Est-ce qu’elle remplace notre réceptionniste ?
Elle prend les appels que personne ne peut prendre : pendant les services, en soirée, le samedi, et quand la ligne déborde. Dans un salon à forte affluence, elle travaille à côté de la réception, pas à sa place.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroSalons de coiffure et barbiers