Prospect qui veut essayer
La réceptionniste capte l’objectif de pratique sans donner de conseil de santé, propose une visite ou un accès d’essai selon vos conditions, et attribue le suivi au commercial.
Gyms à abonnement
Une visite d’essai et une demande de suspension d’abonnement ne doivent pas déclencher le même suivi. Votre réceptionniste distingue les prospects des membres, organise les visites selon vos conditions et remet les questions de compte au responsable concerné, avec la demande datée.
29 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Quand les appels grimpentJanvier — la vague des résolutionsSeptembre — la rentréeCreux de l’été
Selon la demande que vous recevez
Question de compte d’un membre
Prélèvement, carte d’accès, droits d’entrée : la demande est reconnue comme celle d’un membre, pas d’un prospect, et remonte au bon dossier.
Suspension ou résiliation demandée
La demande est ouverte avec une date, la procédure est expliquée telle que vous l’avez écrite, et le responsable d’adhésion tranche. Aucun remboursement n’est promis au téléphone.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Accès libre-service hors présence
Quand personne n’est à l’accueil, les demandes continuent d’arriver. Elles sont répondues, documentées et remises à l’équipe avec l’heure et le centre concerné.
Prospect trouvé sur Instagram
Le prospect a vu vos vidéos de cours ou d’ambiance sur Instagram avant d’appeler. La réceptionniste répond sur l’essai et ses conditions avec vos réponses préparées, sans se substituer à un conseil d’entraînement.
Accueillir les prospects et traiter les demandes des membres séparément
Le membre raccroche avec une trace datée au lieu d’une promesse. Le responsable d’adhésion ouvre l’application sur une demande claire, et le membre n’est pas relancé comme un prospect.
Lire la conversation complète
Lundi, 8 h 15. L’accueil est occupé par une visite guidée. Un membre appelle au sujet d’un prélèvement qu’il croyait arrêté.
RéceptionnisteCentre Deschamps, bonjour. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre.
MembreÉric Lavoie, 514 555-0191. J’ai résilié au comptoir le mois passé et on m’a encore prélevé.
RéceptionnisteJe comprends. J’ouvre tout de suite une demande datée d’aujourd’hui à votre dossier, avec ce que vous me dites. Je ne peux pas confirmer une résiliation ni un remboursement moi-même : c’est le responsable d’adhésion qui traite ça.
MembreEt je vais avoir une réponse quand ?
RéceptionnisteVotre demande part maintenant avec la mention « prélèvement contesté ». Le responsable vous rappelle au numéro que vous m’avez donné, et vous recevez par message la confirmation que la demande est ouverte, avec sa date.
La suite de la demande
Vous décrivez vos centres et vos procédures
Vos emplacements et leurs heures, les conditions de l’essai et de la visite, vos formules d’adhésion, la procédure de gel et de résiliation, et qui a le droit de confirmer quoi.
Elle sépare les deux flux
Nom et numéro de rappel, membre ou prospect, centre fréquenté, demande précise. Pour un prospect : objectif de pratique, disponibilité, essai ou visite. Pour un membre : le dossier concerné et ce qui est demandé.
Chaque demande arrive à la bonne personne
La visite est réservée et confirmée par message, le commercial reçoit le prospect attribué, et la demande administrative arrive datée dans l’application, avec ce qui a été dit à la personne.
Ce que la base Beauté, sport & cours comprend
Une réceptionniste qui répond au nom du centre, dans les deux langues, identifie la demande et réserve l’essai ou la visite selon vos conditions. Vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Identification de l’adhésion, de l’essai ou du cours recherché
- Réservation, modification ou annulation selon les disponibilités et les droits connus
- Respect de l’instructeur, de la durée et de la salle nécessaires à une séance
- Information sur les tarifs approuvés, les conditions et les étapes d’adhésion
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne confirme pas un contrat, une suspension ou une résiliation : le responsable d’adhésion le fait.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne donne aucun conseil médical, nutritionnel ni d’évaluation de blessure.
- Elle ne promet pas de résultat physique : perte de poids, performance ou délai.
- Elle ne promet aucun remboursement au téléphone.
- Elle ne laisse pas entendre qu’un abonnement ne peut pas être annulé.
- Elle ne traite pas un membre existant comme un prospect à relancer.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels membres ont demandé un gel de leur abonnement ?
Elle retrouve les demandes et leurs dates. Appliquer un gel ou un renouvellement relève d’Abonnements & forfaits.
Ce que le centre peut lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Clavardage sur votre site
Répondre aux questions sur les essais et prendre une demande administrative d’adhésion sans l’appliquer automatiquement.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Les achats et les fiches de clients sont documentés au modèle du fournisseur. La capacité de résilier un contrat depuis l’interface reste à éprouver, tout comme l’accès en direct, le coût des appels et le comportement des crédits.
Deux appels très différents arrivent sur la même ligne
Un gym reçoit en réalité deux flux d’appels. D’un côté, des prospects : quelqu’un cherche un essai, veut voir l’équipement, compare deux centres du quartier. De l’autre, des membres : un prélèvement à expliquer, un gel à demander, une résiliation à faire selon la procédure. Traiter un membre comme un prospect à relancer est le ratage le plus fréquent de cette famille, et le plus mal reçu.
La contrainte de réponse est réelle. Aux heures de pointe, l’accueil est au plancher, en visite guidée ou en vente ; en libre-service, il n’y a personne du tout à certaines heures. Les appels de janvier arrivent tous en même temps, au moment précis où chaque conversion compte.
Votre réceptionniste qualifie dès la première phrase : membre ou prospect, quel centre, quelle demande. Elle réserve la visite ou l’essai, oriente la vente vers la bonne personne, et transforme une demande de suspension ou de résiliation en dossier daté que la direction traite selon sa procédure au lieu de le laisser se perdre entre trois canaux.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Beauté, sport & coursEntraînement et cours collectifs
Gyms à abonnement — vos questions
Comment elle sait si c’est un membre ou un prospect ?
Elle le demande dans sa première question et vérifie ce que le dossier contient. C’est la distinction qui gouverne tout le reste : un membre va vers le service aux membres, un prospect vers l’essai et le suivi commercial.
Peut-elle résilier un abonnement ?
Non. Elle ouvre la demande avec une date, explique votre procédure telle que vous l’avez écrite, et la remet au responsable d’adhésion. Le contrat, la suspension et le remboursement restent des décisions humaines.
Est-ce qu’elle vend l’abonnement ?
Elle qualifie, réserve la visite ou l’essai et attribue le prospect à la bonne personne. L’adhésion et le paiement se valident dans votre outil maître, par un commercial.
Et les questions sur l’entraînement ?
Elle note l’objectif de pratique tel qu’il est dit, sans conseil et sans promesse de résultat. Toute mention de blessure ou de condition médicale part vers un humain qualifié.
Est-ce qu’elle couvre plusieurs succursales ?
Oui. Elle demande le centre fréquenté, applique la politique de ce centre et achemine la demande à l’équipe concernée. Chaque succursale garde sa ligne et ses heures.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroGyms à abonnement