Forfait ou parcours duo
Plusieurs ressources doivent concorder au même moment. Si une seule moitié est disponible, aucune moitié n’est confirmée : la réceptionniste propose une autre date où l’ensemble tient.
Spas de jour
Pour un forfait duo, une cabine libre ne suffit pas : les soins et les praticiens doivent aussi concorder. Votre réceptionniste prépare le parcours complet, recueille les références du certificat-cadeau et transmet les conditions particulières au praticien, sans les évaluer elle-même.
29 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Quand les appels grimpentNovembre et décembre — les partys des FêtesAvril à juin — mariages et graduationsFin août — la rentrée
Selon la demande que vous recevez
Certificat-cadeau reçu
La personne a reçu un certificat et découvre le spa. La réceptionniste capte le numéro du certificat s’il est à portée de main, note le soin qu’il couvre, et laisse la réception valider les restrictions.
Massothérapie avec préférence de praticien
Le type de massage, la durée, la préférence pour un homme ou une femme et la continuité avec le praticien habituel se notent d’abord. Une condition mentionnée est transmise, pas jugée.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Spa urbain à soins unitaires
Un soin, un praticien, une cabine. La réceptionniste réserve à la durée réelle, avec le tampon de remise en état de la salle, et énonce la politique d’annulation du spa.
Contact pris sur Instagram avant l’appel
La cliente a découvert le spa sur Instagram et y a déjà écrit en privé. La réceptionniste répond ensuite au téléphone sur le soin, le forfait et les disponibilités avec vos consignes, sans évaluer une photo échangée en privé.
Un parcours spa dont toutes les ressources concordent
La réception ouvre le lundi avec un forfait complet réservé, la mention de grossesse transmise à la praticienne, et aucune moitié de duo à démêler.
Lire la conversation complète
Vendredi, 18 h 40. Le spa a fermé sa réception à 18 h. Un homme appelle pour réserver un forfait duo à l’occasion d’un anniversaire.
RéceptionnisteSpa Rivière-Bleue, bonsoir. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre, puis on regarde les disponibilités.
ClientPatrick Rivard, 819 555-0164. Je voudrais le forfait duo, massage et soin du visage, pour samedi prochain.
RéceptionnisteMerci. Le forfait duo demande deux praticiens et deux salles à la même heure. Samedi, j’ai une seule des deux salles en après-midi ; je ne peux pas vous confirmer une moitié de forfait. Le dimanche à 13 h, l’ensemble est libre.
ClientDimanche, ça marche. Ma conjointe est enceinte de sept mois.
RéceptionnisteJe le note pour la massothérapeute : c’est elle qui décide de la façon de procéder, je n’évalue pas ça au téléphone. Je vous réserve dimanche 13 h et je vous envoie la confirmation avec la politique d’annulation.
Ce qu’elle fait pour votre spa
Les gestes qu’elle pose sur les appels de vos clients, du premier soin demandé jusqu’à la confirmation d’un ensemble complet, puis ce qui reste au praticien. Chaque ligne est un appel que votre spa reçoit.
Quand la demande est un soin simple
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis demande le soin ou le forfait recherché.
Le préréglage Esthétique et celui de Massothérapie s’accordent sur cet ordre : identifier la personne avant de qualifier la demande.
Elle capte le soin ou le forfait choisi, sa séquence quand il en a une, et si la demande est pour une ou deux personnes.
Un forfait enchaîne plusieurs soins dans un ordre précis, avec des tampons entre chacun ; la séquence compte autant que le soin lui-même.
Elle réserve avec le praticien, la salle et la durée qui concordent réellement, pas seulement un créneau libre au calendrier.
Un soin du visage occupe une esthéticienne et une cabine ; réserver l’une sans l’autre ne donne rien d’utilisable.
Elle répond sur les tarifs affichés, les conditions et les étapes d’une réservation, tels que vous les avez configurés.
Le préréglage Esthétique déclare des prix menu affichables ; elle n’invente ni un soin ni un montant.
Quand c’est un forfait ou un duo
Pour un forfait ou un duo, elle vérifie que les praticiens, les salles et l’équipement concordent au même moment avant de confirmer quoi que ce soit.
Si une seule moitié est disponible, aucune moitié n’est confirmée ; elle propose une autre date où l’ensemble tient.
Quand l’ensemble ne tient pas à la date demandée, elle propose une autre date plutôt que de deviner une combinaison qui pourrait fonctionner.
Une réservation partielle est inutilisable : une cliente sur place sans praticien libre coûte plus cher qu’un refus honnête au téléphone.
Pour un certificat-cadeau, elle capte le numéro quand il est à portée de main et note le soin qu’il couvre, en laissant la réception valider les restrictions.
Une préférence ou un crédit noté n’est pas une promesse : la disponibilité et les restrictions se vérifient avant la confirmation.
Ce qui se transmet au praticien, sans être évalué au téléphone
Elle note une condition à transmettre au praticien — grossesse, blessure récente, chirurgie — sans l’évaluer elle-même.
Une contre-indication relève du jugement professionnel ; devant un signe inquiétant, elle oriente vers Info-Santé 811 et alerte le spa.
Elle explique que le reçu indique l’association du praticien et que c’est l’assureur qui décide du remboursement, sans le promettre.
Le préréglage Massothérapie interdit cette promesse ; elle note l’assureur mentionné et s’arrête là.
Devant une demande à caractère déplacé, elle répond poliment que le spa offre uniquement des soins professionnels, ne réserve rien et signale l’appel.
Le préréglage Massothérapie l’exige, et ce n’est pas configurable à la baisse.
Elle envoie la confirmation par message avec ce qui est réservé et pour qui, puis le rappel avant la visite.
La réception lit le résumé de l’appel dans l’application, y compris ce qui a été laissé à valider.
Entre deux rendez-vous, quand votre agenda se remplit
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
- Option
Elle propose le créneau libéré à la liste d’attente et relance le rappel du soin suivant au rythme du parcours choisi.
Option Remplissage & fidélisation : une cabine vide ne se rattrape pas, alors le remplissage ne dépend plus d’un carnet papier. Remplissage & fidélisation
- Option
Pour un forfait, un duo ou un groupe, elle envoie le lien du prestataire de paiement et relance jusqu’à réception, sans fixer le montant elle-même.
Option Acomptes & paiements : la relance cesse dès que le paiement arrive, et les règles d’annulation remontent au responsable. Acomptes & paiements
Quand vos clients écrivent, et si vous utilisez déjà Mindbody, Square ou GOrendezvous
- Canal
Elle explique les forfaits approuvés affichés sur le site et prépare une demande de duo avec ses contraintes de réservation.
Web & SMS conversationnels en option : la demande arrive déjà structurée, avant même le premier appel.
- Logiciel
Avec Mindbody, les ressources et les rendez-vous documentés au modèle du fournisseur rendent envisageable le couplage praticien et salle ; l’accès en direct et le comportement des crédits restent à éprouver.
La granularité réelle des ressources dépend du compte ; elle applique en attendant son propre registre de praticiens et de salles. Mindbody
- Logiciel
Avec Square Appointments, les rendez-vous, le catalogue et les lieux sont documentés ; certaines configurations de réservation restent à éprouver sur un compte authentifié.
Le forfait ou les règles locales du spa peuvent exclure une combinaison que rien n’a encore validée. Square Appointments
- Logiciel
Avec GOrendezvous, pertinente pour le volet thérapeutique du spa, l’invitation privée et la clé d’affaires sont documentées ; les déclencheurs seuls ne permettent pas d’écrire une réservation.
Tant que l’écriture n’est pas qualifiée, elle travaille en mode natif pour ce volet, et la réception reporte au besoin. GOrendezvous
Ce qu’elle ne fait pas dans votre spa
- Elle n’évalue aucune contre-indication : grossesse, blessure récente, fièvre ou traitement en cours sont notés et transmis au praticien.
- Elle ne donne pas d’avis médical et ne recommande pas un soin pour régler un problème de santé.
- Elle ne promet pas le remboursement d’un reçu : le reçu indique l’association du praticien, et l’assureur décide.
- Elle ne promet pas un praticien précis avant d’avoir vérifié sa disponibilité.
- Elle ne confirme pas la moitié d’un forfait dont les ressources ne concordent pas.
- Elle ne poursuit pas un appel à caractère déplacé : refus poli, aucune réservation, signalement au spa.
Ce que vous pouvez lui demander, vous
Elle vous répond à partir des réservations, des appels et des soins auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuelles demandes de soin sont pour deux personnes ?
Elle retrouve le forfait et les personnes annoncées. Elle ne suppose pas que deux cabines ou praticiens sont disponibles.
Quelles conditions ont été transmises aux praticiens cette semaine ?
Elle retrouve les mentions notées mot pour mot et le soin concerné. Elle ne dit pas ce que le praticien a décidé.
Quels certificats-cadeaux ont été mentionnés sans numéro confirmé ?
Elle retrouve les mentions laissées en attente de validation par la réception. Elle ne confirme pas un solde de crédit elle-même.
Quels créneaux libérés ont été proposés à la liste d’attente ce mois-ci ?
OptionAvec Remplissage & fidélisation : les propositions envoyées et leur réponse. Sans l’option, un créneau libéré reste un trou dans l’agenda.
La suite de la demande
Vous décrivez vos ressources
Vos soins et leurs durées, les cabines et l’équipement que chacun demande, les tampons entre deux soins, la composition de vos forfaits, vos règles de certificat-cadeau et votre politique d’annulation.
Elle qualifie et vérifie l’ensemble
Nom et numéro de rappel, soin ou forfait voulu, nombre de personnes, préférence de praticien, condition à transmettre, droits existants. Puis elle vérifie que praticien, salle et durée tiennent ensemble.
Vous recevez un dossier complet
La confirmation part par message avec ce qui est réservé et pour qui, le rappel précède la visite, et la réception lit le résumé de l’appel dans l’application, y compris ce qui a été laissé à valider.
Ce que la base Beauté, sport & cours comprend
Une réceptionniste qui répond au nom du spa, dans les deux langues, identifie le soin demandé et le réserve avec le praticien, la salle et la durée nécessaires. Vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Identification du soin, du forfait ou du parcours recherché
- Réservation, modification ou annulation selon les disponibilités et les droits connus
- Respect du praticien, de la durée, de la cabine et de l’équipement nécessaires
- Information sur les tarifs affichés, les conditions et les étapes d’une réservation
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne confirme pas la moitié d’un forfait dont les ressources ne concordent pas.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle n’évalue aucune contre-indication : grossesse, blessure récente, fièvre ou traitement en cours sont notés et transmis au praticien.
- Elle ne donne pas d’avis médical et ne recommande pas un soin pour régler un problème de santé.
- Elle ne promet pas le remboursement d’un reçu : le reçu indique l’association du massothérapeute, et l’assureur décide.
- Elle ne promet pas un praticien précis avant d’avoir vérifié sa disponibilité.
- Elle ne poursuit pas un appel à caractère déplacé : refus poli, aucune réservation, signalement au spa.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quelles demandes de soin sont pour deux personnes ?
Elle retrouve le forfait et les personnes annoncées. Elle ne suppose pas que deux cabines ou praticiens sont disponibles.
Ce que le spa peut lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Clavardage sur votre site
Expliquer les forfaits approuvés sur le site et préparer la demande de duo avec ses contraintes de réservation.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Ressources et rendez-vous documentés au modèle du fournisseur : c’est ce qui rend le couplage praticien et salle envisageable. L’accès en direct, le coût des appels d’interface et le comportement des crédits restent à éprouver, et la granularité réelle des ressources dépend du compte.
Rendez-vous, catalogue et lieux documentés. Le forfait et les règles locales peuvent exclure certaines configurations de réservation ; rien n’a été éprouvé sur un compte authentifié.
Plateforme des praticiens en santé et mieux-être — massothérapie, ostéopathie, acupuncture — pertinente pour le volet thérapeutique d’un spa. Invitation privée et clé d’affaires ; les déclencheurs seuls ne permettent pas d’écrire une réservation.
Un soin, c’est une personne, une salle et une durée — les trois ensemble
Un spa de jour ne vend pas des créneaux : il vend des parcours. Un soin du visage occupe une esthéticienne et une cabine. Un forfait enchaîne deux ou trois soins dans un ordre précis, avec les tampons entre chacun. Un duo demande deux praticiens libres à la même heure et deux salles côte à côte. Chacune de ces ressources peut manquer séparément.
C’est ce qui rend la réservation par téléphone si fragile ici. Une réservation partielle est inutilisable : si un forfait duo se confirme pour une seule personne, vous avez une cliente sur place et rien à lui offrir. Le certificat-cadeau, la restriction de soin et la validité d’un crédit ajoutent des règles que le créneau seul ne contient pas.
Votre réceptionniste qualifie le soin, le nombre de personnes et les préférences, vérifie que le praticien, la salle et l’équipement concordent avec la durée demandée, et ne confirme qu’un ensemble complet. Ce qui relève du jugement du praticien — une contre-indication, l’état d’une peau — lui est transmis et n’est pas évalué au téléphone.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Beauté, sport & coursSpas de jour — vos questions
Est-ce qu’elle peut réserver un forfait au complet ?
Oui, à la condition que toutes les ressources concordent : les praticiens, les salles et la durée de chaque étape. Si une seule pièce manque, elle ne confirme rien et propose une date où l’ensemble tient.
Et les certificats-cadeaux ?
Elle capte le numéro quand la personne l’a sous la main, note le soin couvert et réserve selon les disponibilités. Les restrictions, les remboursements et les exceptions restent à la réception, qui les approuve.
Que fait-elle avec une contre-indication ?
Elle la note et la transmet au praticien, sans l’évaluer. Une grossesse, une chirurgie récente, un traitement en cours ou une douleur vive relèvent du jugement professionnel ; devant un signe inquiétant, elle oriente vers Info-Santé 811 et alerte le spa.
Peut-elle promettre un remboursement d’assurance ?
Non. Le reçu indique l’association du massothérapeute ; c’est l’assureur qui décide selon le contrat. Elle explique cela clairement et note l’assureur mentionné.
Et un appel déplacé ?
Elle répond poliment que le spa offre uniquement des soins professionnels, met fin à l’appel, ne réserve rien et signale l’appel par message. Le préréglage Massothérapie l’exige, et ce n’est pas configurable à la baisse.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroSpas de jour