Chaque appel est rattaché à une unité et à son compte de flotte. Votre réceptionniste recueille la panne ou l’entretien demandé, identifie le gestionnaire à joindre et transmet les informations utiles à l’atelier. Le statut du véhicule reste celui que votre équipe confirme.
55 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
L’atelier reçoit l’unité, le compte, le symptôme et la contrainte de tournée avant l’ouverture. La demande d’autorisation est déjà partie vers le gestionnaire de flotte, et personne n’a engagé une réparation sur la signature d’un chauffeur qui n’en avait pas le mandat.
Mardi, 6 h 40. Un chauffeur appelle depuis le dépôt : son camion de livraison ne démarre pas et sa tournée commence dans vingt minutes. L’atelier ouvre à 7 h.
RéceptionnisteAtelier Fontaine, bonjour. Je prends votre nom et un numéro de cellulaire, puis le numéro d’unité du véhicule.
ChauffeurMarc Bergeron, unité 214, compte Distribution Boucherville. Il tourne mais il ne part pas.
RéceptionnisteVous êtes bien au dépôt, pas sur la route ? Le véhicule est-il chargé, et la tournée doit-elle partir ce matin ?
ChauffeurAu dépôt, chargé, la tournée part à 7 h. Faites ce qu’il faut, je signe.
RéceptionnisteJe note votre demande et j’avertis l’atelier tout de suite. Pour engager les travaux, l’accord vient de la personne responsable de votre flotte : je lui envoie la demande maintenant. Vous, je vous rappelle dès qu’on sait si l’unité repart ce matin ou si on vous sort un véhicule de remplacement.
L’échéance arrive selon le kilométrage ou la date du contrat. Elle identifie l’unité et le compte, propose un regroupement quand plusieurs véhicules du même compte arrivent à échéance, et pose la visite dans une ressource autorisée.
Le chauffeur est en route et le véhicule ne repart pas. Elle recueille la position exacte, l’unité et ce qui se passe, applique votre règle d’urgence et alerte la répartition. La sécurité passe avant le dossier : si quelqu’un est en danger sur la chaussée, la consigne d’appeler le 911 sort en premier.
Le chauffeur accepte une réparation qu’il n’a pas le pouvoir d’autoriser. Elle ne traite pas cet accord comme une commande : elle consigne ce qui a été demandé et sollicite l’autorisation du gestionnaire de flotte avant que l’atelier engage les travaux.
Plusieurs sociétés, plusieurs plafonds, plusieurs ententes de délai. Elle rattache l’appel au bon compte dès l’identification de l’unité, et applique les règles de ce compte-là — pas celles du compte précédent.
Les gestes qu’elle pose sur les appels de vos chauffeurs et de vos gestionnaires de flotte, de l’identification de l’unité jusqu’à l’autorisation de dépense, puis ce qui reste à l’atelier. Chaque ligne est un appel que votre atelier reçoit.
Elle prend le nom et le numéro de cellulaire du chauffeur d’abord, puis le numéro d’unité et le compte de flotte.
Le compte identifié dès l’unité décide ensuite du plafond d’autorisation et de la personne qui doit répondre.
Elle qualifie la nature de la demande, le kilométrage ou l’échéance d’entretien, et si le véhicule est immobilisé en ce moment.
Un entretien programmé et un véhicule arrêté en tournée ne suivent pas le même chemin, même sur la même unité.
Elle rattache l’appel au bon compte dès l’identification de l’unité, avant d’appliquer la moindre règle.
Un atelier qui sert plusieurs flottes applique les règles du compte identifié, pas celles du compte précédent.
Elle répond sur le statut connu des travaux à partir de ce que l’atelier a inscrit, et demande la mise à jour quand rien n’est inscrit.
La remise en service se déclare par l’atelier ; elle transmet ce statut, elle ne l’invente pas.
S’il y a des blessés, un feu ou un véhicule dans une voie de circulation, elle fait composer le 911 avant toute autre question.
La redirection de sécurité passe avant le dossier de flotte ; aucune consigne mécanique n’est donnée.
Un véhicule immobilisé en tournée, chargé ou avec un horaire à respecter, alerte la répartition immédiatement.
Elle recueille la position exacte, l’unité et ce qui se passe avant de dépêcher, sans promettre une heure d’arrivée précise.
Hors des heures, elle applique votre règle d’urgence à l’heure que vous voulez plutôt que d’attendre le matin.
Un véhicule immobilisé la nuit ou la fin de semaine suit la même règle, pas un délai par défaut.
Elle pose la visite d’entretien dans une ressource autorisée et propose un regroupement quand plusieurs véhicules du même compte arrivent à échéance.
Le vocabulaire des unités et des comptes est le vôtre ; elle emploie vos numéros, pas une nomenclature imposée.
Elle consigne ce que le chauffeur a demandé ou accepté, sans traiter son accord comme une autorisation de dépense.
Le mandat d’un chauffeur s’arrête souvent avant la dépense ; la demande d’autorisation part vers la personne habilitée du compte.
Elle avertit l’atelier de l’unité, du compte, du symptôme et de la contrainte de tournée avant même l’ouverture.
L’atelier reçoit un dossier complet plutôt qu’un chauffeur qui aurait dû tout répéter au comptoir.
Elle relaie au chauffeur si l’unité repart le jour même ou si un véhicule de remplacement est nécessaire, une fois que l’atelier a tranché.
Le chauffeur n’attend pas dans le vide : la réponse arrive dès que l’atelier confirme, pas avant.
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
Elle applique les contrats, les autorisations par société et les priorités de votre flotte, et regroupe les échéances plutôt que de les traiter une à une.
Option Flottes & mobilité : elle porte aussi la circulation des devis pour ces mêmes véhicules, sans qu’il faille ajouter Devis & autorisations. Flottes & mobilité
Pour un véhicule hors entente de flotte — un client au comptoir, une unité prêtée —, elle fait circuler le devis jusqu’à l’accord du payeur.
Option Devis & autorisations : l’autorisation est consignée avant les travaux, avec ses pièces justificatives. Devis & autorisations
Elle route l’appel vers l’établissement qui détient l’unité ou le plus proche du chauffeur, et consolide le volume de vos ateliers.
Option Multi-sites & entités : chaque site garde ses droits, sans additionner deux tableaux à la main. Multi-sites & entités
Elle rattache les courriels du gestionnaire de flotte à l’unité et au compte, en gardant la distinction entre le chauffeur et l’approbateur.
Boîte courriel IA en option : brouillon par défaut, envoi selon votre politique.
Avec Shopmonkey, les clients, véhicules, ordres et inventaire documentés côté fournisseur situent le dossier ; le calendrier d’entretien et les autorisations propres à une flotte restent à éprouver sur un compte réel.
En attendant, elle applique vos plafonds et vos approbateurs dans son propre registre de comptes. Shopmonkey
Sans logiciel connecté, vos comptes, vos unités, vos plafonds et vos approbateurs se décrivent directement dans Zenvox.
Elle applique les règles du bon compte même si aucun système externe n’est relié à l’atelier. Connecter votre logiciel, ou utiliser le nôtre
Elle vous répond à partir des unités, des comptes et des demandes auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesPour quelles unités le chauffeur n’est-il pas l’approbateur désigné ?
Elle reprend les rôles et contacts enregistrés. L’accord de travaux exige le parcours et l’approbateur autorisés.
Quelles demandes attendent encore l’accord du gestionnaire de flotte ?
Elle lit l’état de chaque demande d’autorisation et le délai écoulé. Elle n’engage aucun travail avant cette réponse.
Quelles unités sont immobilisées en ce moment, et depuis quand ?
Elle retrouve l’état déclaré par chaque compte. Elle ne confirme pas qu’une unité est prête tant que l’atelier ne l’a pas déclaré.
Quelles échéances d’entretien de ce compte peuvent être regroupées ?
OptionAvec Flottes & mobilité : les échéances rassemblées par société et par territoire. Sans l’option, chaque unité suit son propre calendrier.
Vos comptes de flotte, la personne habilitée à autoriser pour chacun, le plafond au-delà duquel un accord est requis, les ententes de délai, et la règle à suivre quand un véhicule est immobilisé hors des heures.
Nom et numéro de rappel d’abord, puis le numéro d’unité et le compte, le kilométrage ou l’échéance, la nature de la demande, si le véhicule est immobilisé et depuis quand, et qui autorise la dépense pour ce compte.
La visite est posée, la demande d’autorisation part vers la personne habilitée, et vous voyez d’un coup d’œil ce qui attend un accord. Le coût et la durée d’immobilisation se rapportent au compte de flotte concerné.
Une réceptionniste qui répond à votre place, dans les deux langues, qui identifie l’unité et le compte, et qui programme la visite dans les ressources que vous autorisez. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne traite pas l’accord d’un chauffeur comme une autorisation de dépense : l’accord vient de la personne habilitée du compte.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Pour quelles unités le chauffeur n’est-il pas l’approbateur désigné ?
Elle reprend les rôles et contacts enregistrés. L’accord de travaux exige le parcours et l’approbateur autorisés.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Rattacher les échanges du gestionnaire de flotte à l’unité et au compte, en conservant la distinction chauffeur-approbateur.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Clients, véhicules, ordres et inventaire documentés côté fournisseur. L’unité, le kilométrage, le calendrier d’entretien et les autorisations propres à une flotte restent à éprouver sur un compte réel.
La catégorie existe, mais une catégorie ne se connecte pas : il faut un produit nommé et un responsable côté client. L’existence d’un portail public ne suffit pas à qualifier une interface.
Vos comptes, vos unités, vos plafonds et vos approbateurs se décrivent directement dans Zenvox. La réceptionniste applique les règles du bon compte même si aucun système externe n’est relié.
Un atelier de flottes vit une contradiction que la mécanique au détail ne connaît pas : la personne au bout du fil est le chauffeur, celle qui sait ce qui cloche et à quel point ça presse — mais l’autorisation de dépenser appartient au gestionnaire de flotte, qui n’a pas appelé et qui découvrira le dossier plus tard. Entre les deux, votre conseiller passe sa matinée à rappeler des gens pour obtenir un accord qu’il aurait pu demander dès la première minute.
Votre réceptionniste prend l’appel du chauffeur et fait les deux choses à la fois : elle identifie l’unité et le compte, qualifie l’immobilisation — le véhicule roule-t-il, est-il chargé, est-il en tournée —, et elle sollicite l’autorisation auprès de la personne habilitée du compte plutôt que d’attendre le retour de votre conseiller.
Elle sait aussi que tous les comptes n’ont pas les mêmes règles. Une flotte captive a un contrat et un approbateur stables ; un atelier qui sert plusieurs flottes vit avec des plafonds, des ententes de délai et des façons de facturer différentes d’un compte à l’autre. Ces règles se décrivent une fois, et elles s’appliquent à chaque appel sans que personne ait à s’en souvenir.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Garages & services autoParce que le mandat d’un chauffeur s’arrête souvent avant la dépense. La situation métier documentée décrit précisément ce scénario d’échec : des travaux acceptés au-delà du mandat, puis contestés à la facturation. Elle consigne la demande du chauffeur et va chercher l’accord de la personne habilitée.
Le plafond et l’approbateur sont attachés au compte de flotte, pas à l’appel. Dès que l’unité est identifiée, ce sont les règles de ce compte-là qui s’appliquent — c’est ce qui rend un atelier multi-flottes tenable au téléphone.
Elle répond à partir du statut connu, celui que l’atelier a inscrit, et demande la mise à jour quand il n’y en a pas. La remise en service se déclare par l’atelier ; elle la transmet, elle ne la décide pas.
Votre règle d’urgence s’applique à l’heure que vous voulez. L’ordre suivi est celui du préréglage Remorquage : sécurité des personnes d’abord, position exacte ensuite, puis le véhicule et la destination. Une fenêtre est annoncée, pas une heure d’arrivée précise.
Avec l’option Multi-sites & entités, oui : l’appel est routé vers l’établissement qui a l’unité ou le plus proche du chauffeur, chaque site a ses droits, et le volume se lit sur un tableau consolidé.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
Garder mon numéroAteliers d’entretien de flottes
