Carnet de séances
Chaque inscription débite un crédit, chaque annulation dans les délais le recrédite, et l’expiration compte. La réceptionniste vérifie le solde avant d’inscrire plutôt qu’après.
Studios de cours collectifs
La dernière place d’un cours exige une capacité disponible et un droit d’accès valide. Votre réceptionniste vérifie les crédits, applique votre politique d’annulation et propose la liste d’attente quand le cours est plein, sans annoncer une inscription avant son enregistrement.
29 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Quand les appels grimpentJanvier — la vague des résolutionsSeptembre — la rentréeCreux de l’été
Selon la demande que vous recevez
Classe pleine et liste d’attente
Quand la capacité est atteinte, la personne est placée sur la liste avec son rang. Dès qu’une place se libère, elle est proposée sans attendre la fin du cours suivant.
Cours de niveau avancé
Un prérequis existe. La demande part à l’instructeur pour validation au lieu d’être inscrite d’office, et la personne reçoit une proposition de classe adaptée entre-temps.
Les autres demandes que vous pouvez lui confier
Abonnement qui couvre les classes
Les droits sont larges, mais les pénalités d’annulation tardive existent. La réceptionniste applique votre politique et la dit clairement au moment de l’inscription.
Contact pris sur Instagram
La personne a vu un extrait de cours sur Instagram avant d’appeler pour réserver. La réceptionniste répond sur le cours, le niveau et les places disponibles avec vos réponses préparées.
Une place confirmée avec le bon crédit de séance
Aucune fausse confirmation n’est envoyée, la séance n’est pas débitée, et la membre repart avec un rang réel sur la liste d’attente plus une solution de rechange.
Lire la conversation complète
Samedi, 9 h 50. L’instructrice est en plein cours. Une membre appelle pour prendre la dernière place du cours de 11 h.
RéceptionnisteStudio Beaudry, bonjour. Je prends votre nom et un numéro où vous rejoindre.
MembreRoxanne Gervais, 514 555-0158. Je vois une place au cours de 11 h, je la prends.
RéceptionnisteJe vérifie votre carnet avant de l’inscrire… il vous reste une séance, valide jusqu’à la fin du mois. J’écris l’inscription maintenant.
MembreParfait.
RéceptionnisteLa place vient d’être prise par quelqu’un d’autre pendant que j’écrivais. Je ne vous la confirme pas. Je vous mets première sur la liste d’attente et je vous écris dès qu’une place se libère ; le cours de 12 h 15 a encore de la place, si vous préférez.
La suite de la demande
Vous décrivez votre horaire et vos règles
Vos disciplines et leurs niveaux, l’horaire des classes et la capacité de chaque salle, vos formules de crédits et leurs expirations, votre politique d’annulation et de recrédit, et les prérequis qui exigent l’avis de l’instructeur.
Elle vérifie avant d’inscrire
Nom et numéro de rappel, discipline, niveau, classe et occurrence visées, crédits ou passe détenus, capacité restante, instructeur et équipement requis. Puis elle inscrit ou place en liste d’attente.
La confirmation suit la place réelle
La personne reçoit la confirmation par message une fois la place écrite, avec le rappel avant la classe. Vous lisez le résumé de chaque appel dans l’application, avec les crédits touchés.
Ce que la base Beauté, sport & cours comprend
Une réceptionniste qui répond au nom du studio, dans les deux langues, identifie la classe recherchée et inscrit selon la capacité et les droits connus. Vous gardez votre numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Identification de la discipline, de la classe ou de l’activité recherchée
- Inscription, modification ou annulation selon les disponibilités et les droits connus
- Respect de l’instructeur, de la capacité de la salle et de l’équipement nécessaires
- Information sur les tarifs approuvés, les conditions et les étapes d’inscription
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne confirme pas une place avant que l’inscription soit réellement écrite.
Les décisions qui restent entre vos mains
- Elle ne dépasse pas la capacité d’une classe : au-delà, c’est la liste d’attente.
- Elle n’inscrit pas sans crédit valide ni droit d’accès reconnu.
- Elle ne décide pas du niveau : l’instructeur valide un prérequis.
- Elle ne crée pas d’exception de crédit ni de recrédit hors de votre politique.
- Elle ne donne ni conseil médical, ni avis sur une blessure, ni promesse de résultat.
Posez-lui aussi vos questions
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Pour quels cours les clients demandent-ils une autre place ?
Elle retrouve le cours et la date demandés. Proposer automatiquement une place libérée relève de l’option de remplissage.
Ce que le studio peut lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune ne s’active sans que vous la choisissiez.
Quand vos clients préfèrent écrire
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Conversations par SMS
Poursuivre les échanges sur l’occurrence et les crédits connus; aucune place confirmée avant vérification de capacité.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Vous gardez votre logiciel ?
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
Classes, inscriptions et achats sont documentés au modèle du fournisseur, et les permissions d’annulation demandent un contrôle particulier. L’accès en direct, le coût des appels d’interface et le comportement des crédits restent à éprouver sur un compte réel.
Une place, un crédit, un niveau : les trois doivent concorder
Dans un studio à cours collectifs, la salle a une capacité et l’horaire est fixe. Ça ressemble à un simple compteur de places, mais ça ne l’est pas : une place libre ne sert à rien si la personne n’a pas le crédit qui convient, ou si le cours demande un niveau qu’elle n’a pas encore. Inscrire quand même, c’est créer un problème que l’instructeur découvrira au début du cours.
L’autre piège est le moment. Vous êtes en train de donner le cours quand le téléphone sonne, et vous ne sortez pas d’un groupe de vingt personnes pour répondre. Les annulations, elles, arrivent à la dernière minute : une place se libère, la liste d’attente existe, mais personne n’est libre pour l’activer à temps.
Votre réceptionniste identifie la discipline, le niveau et les crédits disponibles, vérifie la classe, la capacité et l’instructeur, puis inscrit ou met en liste d’attente selon votre règle. Elle confirme seulement après que la place est écrite — parce que deux personnes peuvent viser la dernière place au même moment.
Dans la même section
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Beauté, sport & coursEntraînement et cours collectifs
Studios de cours collectifs — vos questions
Comment elle gère deux personnes sur la dernière place ?
Elle confirme seulement après que l’inscription est écrite. Si la place part entre-temps, elle le dit franchement, propose la liste d’attente et une autre occurrence. Une confirmation envoyée trop tôt coûte plus cher qu’un non.
Est-ce qu’elle vérifie les crédits ?
Oui, avant d’inscrire. Une place disponible ne vaut rien sans le crédit ou le droit correspondant, et un carnet expiré se voit mieux au téléphone qu’à la porte du studio.
Et les cours à prérequis ?
Elle ne décide pas du niveau. La demande part à l’instructeur pour validation, et elle propose entre-temps une classe qui convient au niveau déclaré.
Est-ce qu’elle applique notre politique d’annulation ?
Elle l’énonce au moment de l’inscription et l’applique à l’annulation, recrédit compris quand votre règle le prévoit. Les exceptions restent une décision du responsable.
Est-ce qu’elle remplace notre application de réservation ?
Non. Les membres qui réservent en ligne continuent de le faire. Elle prend les appels que l’application ne couvre pas : la question, l’essai, le cas particulier, et le moment où vous êtes dans la salle.
Vos règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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