« Est-ce que vous êtes passés ? »
La question la plus fréquente de la saison. Elle lit le statut du site : ce qui est prévu au contrat, la dernière visite confirmée, et la prochaine attendue — sans inventer une heure d’arrivée.
Entretien paysager et irrigation
Quand un client demande si l’équipe est passée, ta réceptionniste retrouve le site et le dernier passage confirmé. Elle distingue aussi l’entretien prévu, une demande d’irrigation et un extra à te soumettre, sans annoncer une visite qui n’est pas documentée.
39 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
Le bon site, le passage connu, l’extra à approuver
Le chef d’équipe reçoit une demande de confirmation de passage sur le bon site, et le bureau reçoit une demande d’extra à chiffrer. Personne ne facture une taille que la cliente croyait incluse.
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Jeudi, 17 h 50, en juillet. Le chef d’équipe termine sa tournée. Une cliente sous contrat d’entretien appelle, un peu contrariée.
RéceptionnisteEntretien Vachon, bonjour. Je prends d’abord votre nom et votre numéro de rappel, au cas où on serait coupés.
ClienteDanielle Ouimet, 450 555-0128. Vous étiez censés passer aujourd’hui et ma pelouse n’est pas coupée.
RéceptionnisteJe regarde votre contrat. Votre site est au calendrier de la semaine, et la dernière visite confirmée date de jeudi dernier. La tournée de votre secteur a été décalée par la pluie de mardi ; je ne peux pas vous donner une heure, mais je note votre appel et je fais confirmer la prochaine visite.
ClienteD’accord. Et pendant que je vous ai, ma haie de cèdres aurait besoin d’être taillée.
RéceptionnisteLa taille de haie n’est pas dans les tâches de votre contrat. J’ouvre une demande séparée avec la longueur approximative ; vous recevrez un prix à approuver avant qu’on fasse quoi que ce soit.
Selon la demande que tu reçois
Demande d’extra
Une taille supplémentaire, du paillis, une plate-bande à refaire, un arbuste mort. Elle vérifie ce que le contrat couvre, ouvre une demande séparée pour le reste, et attend ton accord avant que quoi que ce soit ne se fasse.
Irrigation
Ouverture au printemps, fermeture à l’automne, une zone qui n’arrose plus, une tête brisée. Elle note la zone et l’équipement concerné, et place la visite dans les plages que tu réserves au service d’irrigation.
Les autres demandes que tu peux lui confier
Compte commercial multi-sites
Un gestionnaire avec plusieurs propriétés, une facturation regroupée mais une preuve de visite par site. Elle identifie le site exact avant d’ouvrir quoi que ce soit — un client d’immeuble nomme rarement le bon en premier.
Ce qu’elle fait pour toi, en entretien paysager et irrigation
« Est-ce que l’équipe est passée ? » est l’appel le plus fréquent de ce métier. Elle y répond depuis le contrat, sans inventer une heure.
Quand quelqu’un demande si l’équipe est passée
Elle prend le nom et le numéro de rappel avant de regarder le contrat.
La question la plus fréquente de la saison commence par là.
Elle lit le statut du site à partir du contrat — ce qui est prévu, la dernière visite confirmée.
Elle ne fabrique rien : si la preuve de passage n’est pas encore enregistrée, elle le dit et fait confirmer.
Elle annonce la prochaine visite attendue, sans promettre une heure de passage.
Une tournée dépend de la météo, de l’accès et de la capacité des équipes — pas d’une heure que ton chef d’équipe devra ensuite démentir.
Quand c’est une demande d’extra
Elle vérifie d’abord ce que le contrat couvre avant de promettre quoi que ce soit.
C’est la règle qui empêche de facturer un extra que le client croyait inclus.
Elle ouvre une demande séparée pour tout ce qui sort du contrat, et attend ton accord avant qu’on y touche.
Une taille de haie, du paillis, une plate-bande à refaire — ça devient un prix à approuver, pas une surprise sur la facture.
Quand c’est l’irrigation
Elle note la zone d’irrigation ou l’équipement concerné — ouverture, fermeture, tête brisée.
Le contexte qui prépare une visite utile, sans deviner l’origine du problème.
Elle place la visite dans les plages que tu réserves au service d’irrigation.
Ouverture au printemps, fermeture à l’automne — deux pointes prévisibles dans l’année.
Quand c’est un compte commercial multi-sites
Elle identifie le site exact avant d’ouvrir quoi que ce soit.
Un client d’immeuble nomme rarement le bon site en premier.
Elle rattache l’anomalie ou l’extra à la bonne propriété, sans mélanger deux immeubles du même gestionnaire.
Une facturation regroupée n’empêche pas une preuve de visite propre à chaque site.
Ce que tu peux lui confier en plus
Chacune de ces options s’ajoute séparément, quand elle te sert.
- Option
Elle suit les prestations dues, réalisées et à renouveler, par site.
C’est ce qui permet de répondre au statut d’une tournée sans appeler le chef d’équipe. Contrats & services récurrents
- Option
Un extra approuvé devient une intervention affectée à une équipe, avec sa preuve de passage.
Comprise dans Répartition & interventions, plutôt qu’un post-it sur un tableau de bord. Répartition & interventions
Quand tes clients écrivent, et si tu as déjà un logiciel
- Canal
Elle clarifie par texto la zone d’irrigation ou l’accès au portail, sans toucher au contrat.
Canal SMS en option : la conversation continue sans un nouvel appel.
- Logiciel
Elle s’appuie sur LMN ou QuickBooks pour les échéances de facturation de tes contrats, quand tu les utilises déjà.
Contrats et échéances sont documentés côté produit. L’événement de passage et l’accès par interface restent à vérifier. LMN
- Logiciel
Elle relie le site d’entretien à son dossier dans Jobber, une fois l’écriture confirmée sur ton compte.
Le modèle client, demande et soumission est documenté. L’écriture de chaque objet reste à éprouver sur un compte réel. Jobber
Ce qu’elle ne fait pas, en entretien paysager
- Elle ne promet pas une heure de passage : une tournée dépend de la météo, de l’accès et de la capacité des équipes.
- Elle ne décide pas qu’une demande est couverte par le contrat quand le contrat ne le dit pas.
- Elle n’approuve aucun extra : la demande t’est transmise et attend ton accord.
- Elle ne change pas une fréquence de visite ni l’usage d’un produit — ce sont des décisions de ton équipe.
- Elle ne reconnaît aucun dommage allégué : la réclamation est transmise au responsable, sans aveu.
- Elle ne mélange pas deux propriétés d’un même gestionnaire multi-sites.
Ce que tu peux lui demander, toi
Elle te répond à partir des appels, demandes et informations de ton entreprise auxquels tu as accès. Une question sur une option ne s’applique que si tu l’as activée.
Tu lui demandesQuelles demandes d’irrigation viennent de clients déjà sous contrat ?
Elle utilise le contrat et le site déjà identifiés dans tes données. Elle ne décide pas qu’un travail est couvert.
Quel est le statut de la dernière visite confirmée pour un site donné ?
Elle lit la dernière visite enregistrée et l’anomalie déclarée, sans inventer un événement non confirmé.
Quels services sont dus cette semaine, selon mes contrats ?
OptionAvec Contrats & services récurrents : ce qui est dû, réalisé et à renouveler, par site. Sans l’option, elle ne suit pas les contrats.
Quelles interventions extra ont été affectées à une équipe, et lesquelles restent en attente ?
OptionAvec Répartition & interventions : qui a accepté chaque extra approuvé. Sans l’option, elle transmet la demande sans en suivre l’affectation.
La suite de la demande
Tu déposes tes contrats et tes règles
Les sites, les fréquences, les tâches incluses, ce qui est un extra, les restrictions horaires et les accès de portail. Elle lit ces droits : elle ne les devine pas, et elle ne les change pas.
Elle répond au statut, ou ouvre un extra
Nom et numéro de rappel d’abord. Puis le site, ce qui est demandé, et si c’est couvert par le contrat. Une anomalie déclarée — dommage, zone sèche, portail barré — est notée avec le nom du site.
Les extras deviennent des demandes, pas des surprises
Tu reçois les demandes d’extra à approuver, et les anomalies rattachées au bon site. Le changement de fréquence et l’usage d’un produit restent des décisions de ton équipe d’opérations.
Ce que la base Construction & entretien comprend
Une réceptionniste qui répond à ta place, dans les deux langues, et qui te transmet une demande écrite. Sans frais de mise en service, et tu gardes ton numéro.
- Réponse aux appels en français et en anglais, selon la personne qui appelle
- Nom et numéro de rappel pris en premier, pour que rien ne se perde si la ligne coupe
- Le travail demandé, le lieu et le délai souhaité, écrits dans ta demande
- Une alerte immédiate quand la situation correspond à ta règle d’urgence
- Un résumé écrit après chaque appel, consultable dans l’application, et la possibilité de lui demander ce qui s’est passé
Elle ne décide pas qu’une demande est couverte par le contrat quand le contrat ne le dit pas.
Les décisions qui restent entre tes mains
- Elle ne promet pas une heure de passage : une tournée dépend de la météo, de l’accès et de la capacité des équipes.
- Elle n’approuve aucun extra : la demande t’est transmise et attend ton accord.
- Elle ne change pas une fréquence de visite ni l’usage d’un produit — ce sont des décisions de ton équipe.
- Elle ne reconnaît aucun dommage allégué : la réclamation est transmise au responsable, sans aveu.
Pose-lui aussi tes questions
C’est inclus dans ta base. Elle te répond à partir des appels, demandes et informations de ton entreprise auxquels tu as accès.
Parler à ta réceptionnisteUne question que tu peux lui poser
Quelles demandes d’irrigation viennent de clients déjà sous contrat ?
Elle utilise le contrat et le site déjà identifiés dans tes données. Elle ne décide pas qu’un travail est couvert.
Ce que tu peux lui confier en plus
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que tu la choisisses.
Contrats & services récurrents comprend déjà la répartition des interventions couvertes par ces contrats. L’option Répartition & interventions s’ajoute seulement pour des interventions distinctes, hors de cette portée.
Quand tes clients préfèrent écrire
Tu peux ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec tes clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que tu as choisies.
Canal client en option
Conversations par SMS
Clarifier par SMS la zone d’irrigation ou l’accès au portail; la modification du contrat reste distincte.
Les messages transactionnels prévus dans la base et tes propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Tu gardes ton logiciel ?
Retrouve les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si ton logiciel ne permet pas l’action demandée.
Contrats et échéances de facturation sont documentés côté produit ; l’événement de passage et l’accès par interface ne sont pas vérifiés.
Modèle client, demande et soumission documenté ; l’écriture de chaque objet reste à éprouver sur un compte réel avant d’être annoncée.
Des contrats, des tournées, et beaucoup de questions de statut
L’entretien paysager ne se vend pas comme un projet. Ce sont des contrats périodiques, des tournées, des sites, et des extras. Le téléphone, lui, sert surtout à deux choses : savoir si l’équipe est passée, et demander quelque chose qui n’est peut-être pas au contrat. Prendre ces appels soi-même, entre deux terrains, c’est du temps qui ne se facture pas.
Ta réceptionniste répond à partir du contrat. Elle sait quel site, quelle fréquence, quelles tâches sont prévues, et quand la dernière visite a été confirmée. Elle peut donc dire ce qui est prévu et quand la prochaine visite est attendue, au lieu de promettre une heure que personne ne peut tenir.
Et quand la demande sort du contrat — une haie de plus, une zone d’irrigation à ouvrir, un arbuste à remplacer — elle l’ouvre comme une demande d’extra distincte, qui attend ton approbation. Le risque documenté de ce métier est exactement l’inverse : facturer un extra que le client croyait inclus.
Dans la même section
Les autres métiers de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Construction & entretienPaysage et entretien saisonnier
Entretien paysager et irrigation — tes questions
Est-ce qu’elle peut dire si l’équipe est passée ?
Elle lit le statut que ton système contient : la dernière visite confirmée et la prochaine prévue au contrat. Elle ne fabrique rien. Si la preuve de passage n’est pas encore enregistrée, elle le dit et fait confirmer.
Comment elle évite de facturer un extra cru inclus ?
Elle vérifie d’abord ce que le contrat couvre. Tout ce qui sort du contrat devient une demande séparée, avec un prix à approuver avant exécution. C’est le risque documenté de ce métier, et c’est la règle qui le ferme.
J’ai des comptes commerciaux avec plusieurs propriétés.
Alors l’identifiant du site passe avant tout. Elle demande de quel site il s’agit dès le début, rattache l’anomalie ou l’extra à la bonne propriété, et ne mélange pas deux immeubles du même gestionnaire.
Et si un client dit qu’on a abîmé quelque chose ?
Elle prend la déclaration, les photos et le site, et transmet au responsable. Elle ne reconnaît aucune responsabilité au téléphone : une réclamation se traite par une personne, avec le dossier devant elle.
Elle peut promettre une heure de passage ?
Non, et c’est volontaire. Une tournée dépend de la pluie, des accès et de la capacité des équipes. Elle annonce ce qui est prévu au contrat, pas une heure que ton chef d’équipe devra ensuite démentir.
Tes règles, avant le premier appel
L’essai gratuit commence par ton courriel. Ton site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Tu confirmes les faits, choisis une première tâche et testes ta réceptionniste. Les options s’essaient aussi : tu commences par celles qui te sont utiles.
Garder mon numéroEntretien paysager et irrigation