Un changement de pneus et un retrait d’entreposage ne doivent pas occuper la même ressource. Votre réceptionniste identifie le véhicule, l’ensemble et son dépôt, puis distingue la pose du passage au comptoir. La confirmation tient compte des informations de transfert disponibles.
55 $ CAD / mois · 50 appels Standard · 1 numéro local
La demande arrive au magasin avec l’identifiant de l’ensemble, le dépôt et la plage retenue. Le transfert est validé en avant-midi, la confirmation part, et la baie de pose n’a pas été bloquée sur une supposition.
Un mercredi d’octobre, 8 h 15, première neige annoncée pour la fin de semaine. Les deux poseurs sont déjà sur les balanceuses. Une cliente appelle pour son changement saisonnier.
RéceptionnistePneus Boucherville, bonjour. Je prends votre nom et un numéro de rappel, puis on regarde vos pneus.
ClienteJulie Tremblay. Mes pneus d’hiver sont entreposés chez vous depuis le printemps.
RéceptionnisteParfait. C’est pour quel véhicule, et vous rappelez-vous du numéro sur votre reçu d’entreposage ?
ClienteUne Honda CR-V 2021. Le reçu dit « ENT-4412 ».
RéceptionnisteVotre ensemble est à notre dépôt de la Rive-Sud. Je vous retiens mardi 8 h ; le magasin valide le transfert aujourd’hui et vous recevez la confirmation par texto. Si les pneus ne peuvent pas être ici à temps, on vous propose la plage suivante plutôt que de vous faire déplacer pour rien.
Le cas courant d’octobre et d’avril. Elle retrouve l’identifiant de l’ensemble et le dépôt où il se trouve, vérifie le délai d’acheminement, puis propose une plage compatible avec l’arrivée des pneus à l’atelier.
Personne ne monte sur un pont : le client vient chercher ou déposer son ensemble. Elle le traite comme un passage au comptoir, avec le dépôt concerné et un créneau de préparation, sans consommer une baie de pose.
Dimensions, type de conduite, saison visée, budget approximatif. Elle recueille la demande et la transmet au magasin, qui confirme ce qui est réellement disponible : elle ne promet pas un modèle en stock de son propre chef.
L’échéance approche et l’ensemble dort encore chez vous. Elle recueille la décision — on garde, on reprend, on dispose —, la consigne au dossier et transmet l’exception au responsable quand la réponse ne rentre dans aucune des trois cases.
Les gestes qu’elle pose sur les appels de changement de pneus et d’entreposage, de l’identification de l’ensemble jusqu’à la pose confirmée, puis ce qui reste au magasin. Chaque ligne est un appel que votre ligne reçoit deux fois par année, d’un coup.
Elle prend le nom et le numéro de rappel, puis le véhicule et les dimensions à valider.
L’identification passe avant tout, parce que la suite de l’appel dépend entièrement du véhicule et de l’ensemble concernés.
Elle demande si les pneus appartiennent déjà au client, sont en stock au magasin, ou sont entreposés chez vous.
De cette réponse dépend tout le reste : la durée de la plage, la baie, et même la possibilité de confirmer un rendez-vous.
Elle retrouve l’identifiant de l’ensemble entreposé et le dépôt où il se trouve avant de proposer une plage.
Un ensemble mal localisé fait perdre une pose entière ; elle rattache donc la demande à son dépôt réel avant d’avancer.
Elle distingue un simple retrait ou dépôt d’entreposage, traité comme un passage au comptoir, d’une pose qui consomme une baie.
Un client qui vient seulement chercher son ensemble ne bloque pas une baie que quelqu’un d’autre attend le lendemain.
Elle retient la plage sans la confirmer tant que le transfert entre dépôts n’est pas validé par le magasin.
Un créneau qui existe ne vaut rien si l’ensemble de pneus n’est pas au bon endroit ce matin-là ; la confirmation attend donc la validation.
Elle ne confirme pas qu’un modèle de pneu est en stock : elle transmet la demande et laisse le magasin confirmer la disponibilité réelle.
La compatibilité d’une dimension avec un véhicule reste un jugement technique, pas une réponse improvisée au téléphone.
Elle recueille la décision du client à l’échéance d’un entreposage — garder, reprendre, disposer — et transmet l’exception au responsable si aucune des trois ne s’applique.
Un dossier d’entreposage n’est pas tranché sans réponse du client ; elle consigne ce qui a été dit, rien de plus.
Elle propose une plage compatible avec le délai d’acheminement annoncé par le magasin, plutôt qu’une heure choisie au hasard.
Une pose posée avant l’arrivée des pneus fait déplacer un client pour rien ; la plage suit le transport, pas l’inverse.
Elle réserve un passage au comptoir avec un créneau de préparation pour un retrait ou un dépôt seul, sans consommer une baie de pose.
Le comptoir suit un rythme différent de la pose ; les deux flux restent séparés sur votre agenda.
Elle transmet le vocabulaire des dimensions et des dépôts que votre magasin emploie, plutôt qu’une terminologie générique.
Un client entend les mêmes mots au téléphone et au comptoir, ce qui évite une deuxième explication sur place.
Des options ajoutées séparément, quand elles vous servent.
Elle identifie les clients dont un ensemble dort chez vous et prépare la campagne saisonnière qui les invite à réserver avant la pointe.
Option Pneus & saison : la campagne part avec le consentement du client, et l’échéance d’entreposage se traite dans la même séquence. Pneus & saison
Elle coordonne le transport d’un ensemble vers l’atelier et suit le renouvellement d’entreposage jusqu’à son échéance.
Comprise dans Pneus & saison : le transport entre dépôts n’est plus une étape improvisée au comptoir. Pneus & saison
Elle fait circuler le devis de votre atelier jusqu’à l’accord du client quand la pose révèle une plaquette usée ou une jante abîmée.
Option Devis & autorisations : le travail supplémentaire découvert pendant la pose ne commence qu’une fois l’accord consigné. Devis & autorisations
Elle clarifie par texto le véhicule, l’ensemble entreposé et la date souhaitée, sans confirmer un transfert de pneus qui n’est pas terminé.
Canal Web & SMS conversationnels : la confirmation par texte suit la même règle que l’appel, elle n’en contourne aucune.
Avec Shopmonkey, elle situe l’inventaire, les véhicules et les ordres documentés côté fournisseur ; le suivi d’un ensemble déplacé entre dépôts n’y est pas couvert par une opération documentée.
C’est précisément ce qui reste à qualifier ; en attendant, elle applique vos propres repères d’identification. Shopmonkey
Sans logiciel connecté, elle pose la question de l’ensemble et du dépôt avec le tableur, le cahier ou les étiquettes que vous utilisez déjà.
La façon dont vous identifiez un ensemble reste la vôtre ; elle se décrit dans Zenvox plutôt que dans un deuxième système. Connecter votre logiciel, ou utiliser le nôtre
Elle vous répond à partir des demandes et des appels auxquels vous avez accès. Une question sur une option ne s’applique que si vous l’avez activée.
Tu lui demandesQuels clients ont des pneus entreposés dans un autre dépôt ?
Elle retrouve l’ensemble et le dépôt indiqués dans les données disponibles. Elle ne présume pas que le transfert est réalisé.
Quels retraits ou dépôts d’entreposage sont attendus cette semaine ?
Elle lit les créneaux de comptoir posés dans votre agenda. Elle ne les transforme pas en pose sans confirmation.
Quels clients ont reçu la campagne saisonnière sans avoir encore réservé ?
OptionAvec Pneus & saison : l’état de chaque invitation envoyée. Sans l’option, elle ne suit pas de campagne.
Vos baies de pose et leur durée, vos dépôts d’entreposage et le délai d’acheminement entre eux, la façon dont vous identifiez un ensemble, et la règle à suivre quand l’ensemble n’est pas au bon endroit.
Nom et numéro de rappel d’abord. Puis le véhicule, les dimensions à valider, l’origine des pneus — client, stock ou entreposage —, l’identifiant de l’ensemble et le dépôt, et la nature exacte de la demande : pose saisonnière, vente, réparation ou retrait.
Quand tout concorde, le rendez-vous est posé et la personne reçoit ses informations. Quand l’ensemble est dans un autre dépôt, la plage est retenue et la confirmation attend que le transfert soit validé — vous recevez la demande et le magasin tranche.
Une réceptionniste qui répond à votre place pendant la pointe, dans les deux langues, qui identifie le véhicule et l’ensemble de pneus, et qui pose le rendez-vous dans les baies que vous autorisez. Sans frais de mise en service, et vous gardez votre numéro.
Elle ne confirme pas une plage quand l’ensemble est dans un autre dépôt et que le transfert n’est pas validé.
C’est inclus dans votre base. Elle vous répond à partir des appels, demandes et informations de votre entreprise auxquels vous avez accès.
Parler à votre réceptionnisteUne question que vous pouvez lui poser
Quels clients ont des pneus entreposés dans un autre dépôt ?
Elle retrouve l’ensemble et le dépôt indiqués dans les données disponibles. Elle ne présume pas que le transfert est réalisé.
En complément de la base. Chacune s’ajoute volontairement, séparément de la base. Aucune n’est activée sans que vous la choisissiez.
Vous pouvez ajouter un canal pour qu’elle poursuive la conversation avec vos clients. Les actions qu’elle effectue suivent les mêmes règles et les options que vous avez choisies.
Canal client en option
Clarifier véhicule, ensemble entreposé et date souhaitée avant la pose, sans confirmer un transfert de pneus non réalisé.
Les messages transactionnels prévus dans la base et vos propres questions à la réceptionniste restent inclus.
Retrouvez les actions possibles, les conditions de connexion et la façon de travailler si votre logiciel ne permet pas l’action demandée.
L’inventaire, les véhicules et les ordres sont documentés côté fournisseur. Le suivi d’un ensemble de pneus entreposé et déplacé entre dépôts n’y est pas couvert par une opération documentée : c’est précisément ce qui reste à qualifier.
Tableur, cahier ou étiquettes sur les supports : la façon dont vous identifiez un ensemble et son dépôt se décrit dans Zenvox, et la réceptionniste pose la question avec vos propres repères.
Un centre de pneus ne vit pas au même rythme qu’un atelier de mécanique. Le volume d’appels se concentre à l’automne et au printemps, et il arrive d’un coup : la première neige annoncée, et la ligne sonne du matin au soir pendant que vos poseurs sont déjà sur les balanceuses. Le goulot n’est pas la volonté de répondre, c’est que répondre coûte une pose.
Votre réceptionniste absorbe cette pointe. Elle prend le nom et le numéro de rappel, identifie le véhicule et les dimensions, et pose la question que tout le monde oublie : est-ce que vos pneus sont entreposés chez nous, chez vous, ou est-ce qu’il faut les acheter ? De cette réponse dépend tout le reste — la durée de la plage, la baie, et même la possibilité de confirmer.
Elle distingue aussi les appels qui se ressemblent et qui n’ont rien à voir : un simple retrait d’ensemble entreposé n’est pas un changement de pneus avec une baie, et le traiter comme tel bloque une plage qui manquera à quelqu’un d’autre le lendemain.
Les autres activités de cette section partagent le même moteur, avec leurs propres demandes et leurs propres règles.
Garages & services autoElle retient la plage et annonce que la confirmation suit la validation du transfert. La règle vient de la situation métier documentée : un créneau qui existe ne vaut rien si l’ensemble de pneus n’est pas au bon endroit ce matin-là.
Elle demande la nature exacte de la demande avant de proposer quoi que ce soit. Un retrait ou un dépôt d’entreposage devient un passage au comptoir avec un créneau de préparation ; seule une pose consomme une baie.
Oui, avec l’option Pneus & saison : les clients dont l’ensemble dort chez vous reçoivent une invitation à réserver avant la pointe, avec leur consentement, et l’échéance d’entreposage se traite dans la même séquence.
Elle recueille les dimensions, l’usage et ce que la personne cherche, et transmet la demande au magasin. La disponibilité réelle d’un modèle et la compatibilité avec le véhicule se confirment chez vous, pas au téléphone.
Votre base ne change pas entre les pointes. Ce qui change, c’est ce que vous lui demandez de faire des appels : réparation de crevaison, entreposage, préparation des lots, et le travail de mécanique que vous prenez quand les balanceuses respirent.
L’essai gratuit commence par votre courriel. Votre site peut aider à préparer les informations, mais il reste facultatif. Vous confirmez les faits, choisissez une première tâche et testez votre réceptionniste. Les options s’essaient aussi : vous commencez par celles qui vous sont utiles.
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